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適合專案小組工作的 修改檔案的好幫手 " 追蹤修訂 " (EXCEL 2013)


很多專案小組在工作時  常會放上一個檔案給大家共同編輯  !!

但常常會遇到一些問題 就是 檔案哪裡被修改了?? 誰修改的?? 修改的地方是否正確??

這些就會造成專案管理人工作上的問題 !!

OFFICE  軟體 提供了 " 追蹤修訂 " 的功能 能讓我們在共用一個檔案編輯時

能夠讓專案管理人清楚了解到上述提到的這些問題

" 追蹤修訂 " 是將將檔案修改之處進行 " 可視化 "  凡走過必留下痕跡

是一種非常好的檔案防誤機制

這類的功能非常適合 " 多人修改一份報告 " 使用 !! 下面就直接進行教學


--------------追蹤修訂教學----------------------------

1. D欄 輸入 10 ~ 20  (中間我刻意KEY錯一個數字 觀眾發現了嗎 ?? )

如果你無法開啟追蹤修訂,出現錯誤訊息(圖1 )

開啟追蹤修訂 取消 "文件特定設定 " 的勾勾 (圖2)

檔案→信任中心→信任中心設定→隱私選項→文件特定設定 勾勾 取消



圖1. 無法開啟追蹤修訂



圖2 取消 文件特定設定 勾勾


3. 開啟 " 追蹤修訂 " (圖3)

    目視化檢查 發現D欄有兩個15的數字  ,正確的答案應該是在儲存格D14輸入 "16 " 

     (我輸入成15)


圖3 開啟追蹤修訂


4.  設定 " 追蹤修訂 " (圖4 )   將下列選項打 "勾勾"



圖4. 設定追蹤修訂;修改處 我設定為D欄 


5. 將儲存格D14 輸入為 " 16 ", 修訂完成並出現修訂視窗資訊 (圖5)


圖5. 追蹤修訂完成 (出現修訂視窗資訊)











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--------------------------------------象限散佈圖教學------------------------------------------------------------

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圖1
2. 將圖表格式化 去除X軸與Y軸主要格線(圖2),選取X軸Y軸座標軸將主要刻度顯示外側(圖3)  圖2 圖3
3. 新增象限點 (可利用座標軸取中點,一般會使用X軸Y軸的平均值),新增選取象限點數列資料     (圖4) 圖4 4. 新增象限點的誤差線(新增圖表項目→誤差線→誤差線選項)     將X軸Y軸心新增誤差線 誤差量使用100%;最大誤差值 (圖4) 圖4 5. 新增資料標籤(標籤包含儲存格的值 範圍選取項目),也可以在圖表上新增文字方塊使用      並完成圖表
圖5









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圖1

--------------------------------------柏拉圖繪製方式-----------------------------------------
1. 如圖1 KEY 上數值,百分比的計算 數量累計的值 / 總累計的值 (圖2) (D5/$D$8 = 100/157)
     120/157、146/157、157/157
    找出重要原因, 並先選用長條圖製作 (圖3)
圖2

圖3
2. 將長條圖的間距調為0%  長條顏色調整 (要不同顏色 方便辨識) (圖4)

圖4 3.新增百分比資料並改為折線圖 (圖5) 圖5
4. 折線圖修改為副座標軸、Y軸格式修改數值(圖6) 圖6
5. 新增水平副座標軸(圖7),將水平副座標軸改為刻度上(圖8)
圖7
圖8
6. 修改圖表 將水平副座標軸刻度與標籤設為無(圖9)