2015年12月24日 星期四

適合專案小組工作的 修改檔案的好幫手 " 追蹤修訂 " (EXCEL 2013)


很多專案小組在工作時  常會放上一個檔案給大家共同編輯  !!

但常常會遇到一些問題 就是 檔案哪裡被修改了?? 誰修改的?? 修改的地方是否正確??

這些就會造成專案管理人工作上的問題 !!

OFFICE  軟體 提供了 " 追蹤修訂 " 的功能 能讓我們在共用一個檔案編輯時

能夠讓專案管理人清楚了解到上述提到的這些問題

" 追蹤修訂 " 是將將檔案修改之處進行 " 可視化 "  凡走過必留下痕跡

是一種非常好的檔案防誤機制

這類的功能非常適合 " 多人修改一份報告 " 使用 !! 下面就直接進行教學


--------------追蹤修訂教學----------------------------

1. D欄 輸入 10 ~ 20  (中間我刻意KEY錯一個數字 觀眾發現了嗎 ?? )

如果你無法開啟追蹤修訂,出現錯誤訊息(圖1 )

開啟追蹤修訂 取消 "文件特定設定 " 的勾勾 (圖2)

檔案→信任中心→信任中心設定→隱私選項→文件特定設定 勾勾 取消



圖1. 無法開啟追蹤修訂



圖2 取消 文件特定設定 勾勾


3. 開啟 " 追蹤修訂 " (圖3)

    目視化檢查 發現D欄有兩個15的數字  ,正確的答案應該是在儲存格D14輸入 "16 " 

     (我輸入成15)


圖3 開啟追蹤修訂


4.  設定 " 追蹤修訂 " (圖4 )   將下列選項打 "勾勾"



圖4. 設定追蹤修訂;修改處 我設定為D欄 


5. 將儲存格D14 輸入為 " 16 ", 修訂完成並出現修訂視窗資訊 (圖5)


圖5. 追蹤修訂完成 (出現修訂視窗資訊)











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