2016年8月30日 星期二

資訊圖表 _ 直條圖 或 橫條圖 相關應用 (EXCEL 2013、PowerPoint 2013 )


資訊圖表:也有人叫做視覺性圖表

製作資訊圖表的最大優點是能夠讓觀眾資訊非常快速讀取圖表資訊並進行理解

資訊圖表將數據具像化,擁有比文字說明具有更強大的吸引力且較較不易忘記

(人類的視覺感官對於圖表的吸引力較文字大)

製作資訊圖表的困難度較高,要利用簡單的圖表去對大眾說明清楚,

通常製作資訊圖表的人對於題目的專業知識具有相當了解 !! 要將龐大的資訊量彙整於圖表上

其實是非常不容易的 !!


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既然圖表講求視覺性,那就必須將數據資料具像化

我認為具像化的自訂義:具體化、擬人與物能夠讓聽眾對數據資料能夠模擬想像

且能讓人一眼就明白的資訊

如何將數據具像化,其實有很多方式,例如可利用比喻或是替代的方式進行

也會利用ICON圖示替代應用在圖表上,讓觀眾對數據易懂了解 !! 

我認為這是屬於非常高階的簡報技巧

----------------------數據資料具像化------------------------------------------------

 2 Kg 的 牛肉 =  5 客 牛排  (2Kg的牛肉有多少的概念??)


省水洗衣機 = 運轉 20 次 能夠省掉一座游泳池的水 (省水洗衣機到底多省水的概念??)


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其實EXCEL只要善加利用便具有做出資訊圖表的能力,今天我想分享一下

把最常用的柱形圖 (長條圖、橫條圖)做出所謂的資訊圖表 (視覺性圖表) !!


---------教學-----------------

(圖1) 資料數據


圖1



圖2


如果直接根據數據做直條圖,就會變成(圖2)

我們的資料數據是人數(百萬),如果要做成資訊圖表,我們可以利用EXCEL資料點格式的剪

貼簿功能將直條改為帶有視覺性的圖(圖3),並將圖表簡化 !!



圖3

3-1 進行資料具像化,我利用EXCEL插入圖案功能根據數據資料畫圖(圖4)

      每一個圖案表示 1 百萬人


圖4

3-2   選擇圖2的單一直條,右鍵進入資料點格式(圖3),選擇(圖4)將圖案複製,

        滑鼠點擊剪貼簿(圖3),依序完成所有直條


3-3  簡化圖表,就可以完成資訊圖表 (圖5)


圖5























2016年8月22日 星期一

請不要只想著用四象限去分級員工 !! 而是要懂得關心協助與工作合適分配


圖1. 分級員工四象限圖

很多管理階層喜歡使用書上教學的四象限方式對員工進行分級 !! 或把員工分為ABC級

那分級員工後呢 ??  問題似乎還沒解決 ,書上也不會去教學怎麼解決問題 !!


回到 (圖1) , 我們可以做簡單的判讀

員工A:工作高效率天才型員工  

員工B:努力的員工但工作效率不彰

員工C:不想努力的員工

員工D:努力且有一定工作效率的員工

員工E:一般型員工


其中 大家最喜歡的應該是 A 與 D 員工  但是呢 這種員工少之又少

大部分的公司大都存在著 B、C、E 員工


如果你是老闆 當你利用此方式去劃分員工時 !! ..殊不知你可能已經陷入人才管理的迷思!!

每個老闆都想把B、C、E 員工變為D員工與A員工 但這是不可能的 !!

唯一的解決方式是發揮員工的長處與改善員工工作方式

盡可能分配適合的工作項目給合適的員工,進而提高員工的工作效率!!

例如:B員工 很會收集資料與整理 而D員工執行力高

在分配工作時如果考慮到員工長處與特點,就能夠直接提高員工的工作效率!!

要如何發揮每一位員工的真實力??  這對管理階層來說已是不可忽視的課題 !!

員工很努力但工作效率不佳,可能員工對於工作不知從何下手??

員工不喜歡努力工作,或許這項工作缺乏誘因或員工有難言之隱的問題??

員工不可能一瞬間就從效率高變效率低也不可能平時不努力突然變成拼命三郎!!

相信每位員工其實都有問題等待著管理階層去發掘 !!

管理與營運問題基本上都是 "人" 為的 ,而理想的管理是忽略 " 人性 "

我們如果把 "人性 "的因素考慮進去 對於管理與營運會有很大的助益



2016年8月15日 星期一

分離式橫條圖繪製教學 (EXCEL 2013、PowerPoint 2013 )



想將EXCEL數據 (圖1) 利用橫條圖做比較,但簡報後發現雖然圖表是正確的(圖2、圖3)

但給聽眾的感覺是有些怪怪的 !!



圖1. 想利用橫條圖做數據分析比較



圖2



圖3



圖4


為什麼聽眾會覺得怪怪的呢?? 先來看一下(圖2),

大家應該可以看到圖表上只能說明甲班與乙班的分數高低!!

但如果要準確說明各班的學科分數的話 可能就沒辦法 !! (除非你多放了表格進去說明)

那把上述的缺點修正為(圖3),(圖3)雖顯示的分數但與橫條同時顯示在螢幕上,

看起來大家會覺得說似乎還可以接受 (原因是數據刻意設定為甲班比乙班的分數高!!有一致性)

那現在想想如果甲班乙班的分數互相有高低呢??  就會像(圖4)一樣 !!

圖表會看起來顯得混亂,數字黏在一起、橫條高低不齊,在視覺上會很難去讀取這張圖表!!


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那該如何解決上述問題 !!

最理想的的解決方式就是將數據拆解來畫,也就是橫條進行分離

做圖的思維如(圖5) , 下面就直接進行繪製教學


圖5

-------------------分離式橫條圖繪製教學-------------------------------

1. 根據(圖1)數據繪製兩個橫條圖 (圖6)


圖6

2. 將甲班的X座標軸對調 (讓圖表共用一個座標軸) (圖7)

     

圖7

3.  將圖表進行簡化 (圖8) , 完成

3-1. 刪除外框線,圖表會看起來像是合併

3-2  刪除X軸與軸線、新增資料標籤

3-2  字體與字形美化設定

3-4  刪除甲班或乙班的Y軸(科目名稱)


圖8

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上面的教學只適用於雙數據的比較 !!

那可能會有一個問題...如果數據繪製起來有 3條 或是 4條橫條呢...??  

大家可以想看看唷  !!





    
   
















2016年8月10日 星期三

利用條碼或QR CODE碼 整理文件或庫存品 ( EXCEL、WORD 2013 ) PART 2


上次介紹了一篇如何利用利用條碼或QR CODE碼 整理文件資料或庫存品 !!

這邊我想直接教學最簡單的方式提供給大家學習

也特別提供給一名好朋友參考 !!

不管是文件、物品 只要皆有分類之需求 皆可使用此方式作為管理,

雖然前置作業是有些複雜 但完成後相信能幫助大家提高工作效率

----------------工具準備---------------------------------------------

1*. 電腦 x1 (要能上網且安裝OFFICE)

2. 圓形貼紙 ( 三個顏色) 或 顏色標籤紙  可辨識急用性或分類

3*. 影印機

4.* 手機 x 1 或 掃描器  x 1 (需安裝掃描 QR CODE APP)


* 為 必需品
------------------------------步驟參考----------------------------------------


1. 請上GOOGLE搜尋  "QR CODE 產生器"  參考下列網址

(1)  QR MARK

(2)  QR CODE 條碼產生器  (個人偏好使用)


2.  EXCEL設定看板訊息貼條 (我隨意設計一則訊息貼條 (圖1))


看板訊息貼條可自由設計 (如果公司沒有制式化管理的話)

圖1 . 看板訊息貼條設計




3. 利用網站設定 QR CODE

3-1  選擇純文字寫下相關內容→產生條碼→複製條碼貼上看板訊息貼條 (圖2)

利用手機 APP掃描 QR CODE 是否內容正確


圖2 . QR CODE 產生


4. 影印機列印看板訊息貼條,可根據分類性質或急用性並用顏色貼紙辨識貼上看板訊息

   確認手機 APP掃描 QR CODE 是否內容正確

   急用程度顏色貼紙可選用紅綠黃 三原色
   

5.  將看板訊息貼條貼上你想分類的物品或文件上並完成相關電腦檔案歸類保管 ,即可完成



2016年8月1日 星期一

輕鬆畫出專業的直條圖 _ 百分比計量表繪製教學 (EXCEL 2013)


今天想分享教學 百分比計量表 的繪製 !!

完成圖(圖1):


圖1

做圖思維:

利用了陰影與顏色差異設定,將一般的直條圖看起來具有立體感深度 (圖2)


圖2

----------------教學開始---------------------------

1. 請輸入(圖1)的EXCEL數值

2. 繪製百分比堆疊直條圖(圖3),顯示出ABC數值相加100%的3個直條圖

圖3

3. 選取第一組數值黃色直條進行設定 內陰影(左上角)顯示立出體感深度,並設定陰影如(圖3)    
    與顏色 (黃色)

4. 選取第二組數值 ( 藍色、橘色、綠色 ) 直條陰影與直條顏色設定 (圖3)

主要原因是為了讓整體的直條圖看起來有立體感 !!


圖3


5. 進行圖表簡化設定 (圖1)X軸與Y軸設定,完成 !!

p.s. 同樣的概念也可以應用在橫條圖上 !!