2016年10月14日 星期五

1%的人才懂得製作資料的概念 !! 學習製作資料的真正意義 _ EXCEL為例 PART 1 (OFFICE 2013 )


想跟大家談談製作資料 !! 許多人一聽 "製作資料" 哈哈大笑

誰不會製作資料呢??  OFFICE 軟體會用就會了... 如果再接著下去詢問

請問大家有想過您所製作的資料文件其實是公司的寶貴資產嗎 ??

請問有站在公司他人立場製作大家都看得懂的資料嗎??

在現實上常常遇到一個問題 就是 拿到公司其他人的資料卻無法理解

造成必須多花時間去整理 而產生新的資料

或許您覺得怎麼可能,但實際就是如此

對公司來說其實是一個惡性循環的潛在性嚴重問題

或許沒人會注意這件事也沒有人肯重視這些老問題,但在公司做了無法讓

人理解的資料(只有自己看得懂),但這真的是公司所需要的嗎???

這份資料是否還具有存在意義??

或許有人會強力反對這個概念,認為別人只要看資料輸出的成果即可

但是如果對資料輸出的結果產生疑問,

例如表格中的某一數據或是圖表數據覺得有問題

想了解數據來源,這時候便會需要查詢原始資料與相關文件 !!


有人認為何必去做這吃力不討好的事,而且也不需要特別去改善與挑戰公司內部制


度,且還花費更多時間去製作資料,不僅白費功夫且降低自身工作效率,


上司與同仁也不會因此而對你產生認同與感謝... 反而遭受批評與抨擊


這些都能理解  但如果是以公司與其他員工的角度來想的話,我們所做的資料都屬於公司文件


產,製作資料其實是一種 " 利他 " 的精神,當我們用心地替公司把資料製作完成


等到有問題發生或是當您已經離開公司了,您所製作的這份資料也能夠迅速提供公司快速掌


況,也能給接手的同仁在短時間內理解,這份資料不僅提升整體的工作效率並


展現資料的保存價值,我認為這就是製作資料背後的真正意涵 !!


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下篇文章 PART 2 我想利用EXCEL教學做個範例提供給大家參考,或許還有不足之處

但我是希望能夠提供給各家公司與員工參考 並請大家給予指教 !!

不管您對軟體的熟悉度好或不好 ,即便您是初學者也沒關係

只要你有為了公司與其他員工這份心情去製作資料,

相信大家一定感受的到 !!


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