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1%的人才懂得製作資料的概念 !! 學習製作資料的真正意義 _ EXCEL為例 PART 1 (OFFICE 2013 )


想跟大家談談製作資料 !! 許多人一聽 "製作資料" 哈哈大笑

誰不會製作資料呢??  OFFICE 軟體會用就會了... 如果再接著下去詢問

請問大家有想過您所製作的資料文件其實是公司的寶貴資產嗎 ??

請問有站在公司他人立場製作大家都看得懂的資料嗎??

在現實上常常遇到一個問題 就是 拿到公司其他人的資料卻無法理解

造成必須多花時間去整理 而產生新的資料

或許您覺得怎麼可能,但實際就是如此

對公司來說其實是一個惡性循環的潛在性嚴重問題

或許沒人會注意這件事也沒有人肯重視這些老問題,但在公司做了無法讓

人理解的資料(只有自己看得懂),但這真的是公司所需要的嗎???

這份資料是否還具有存在意義??

或許有人會強力反對這個概念,認為別人只要看資料輸出的成果即可

但是如果對資料輸出的結果產生疑問,

例如表格中的某一數據或是圖表數據覺得有問題

想了解數據來源,這時候便會需要查詢原始資料與相關文件 !!


有人認為何必去做這吃力不討好的事,而且也不需要特別去改善與挑戰公司內部制


度,且還花費更多時間去製作資料,不僅白費功夫且降低自身工作效率,


上司與同仁也不會因此而對你產生認同與感謝... 反而遭受批評與抨擊


這些都能理解  但如果是以公司與其他員工的角度來想的話,我們所做的資料都屬於公司文件


產,製作資料其實是一種 " 利他 " 的精神,當我們用心地替公司把資料製作完成


等到有問題發生或是當您已經離開公司了,您所製作的這份資料也能夠迅速提供公司快速掌


況,也能給接手的同仁在短時間內理解,這份資料不僅提升整體的工作效率並


展現資料的保存價值,我認為這就是製作資料背後的真正意涵 !!


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下篇文章 PART 2 我想利用EXCEL教學做個範例提供給大家參考,或許還有不足之處

但我是希望能夠提供給各家公司與員工參考 並請大家給予指教 !!

不管您對軟體的熟悉度好或不好 ,即便您是初學者也沒關係

只要你有為了公司與其他員工這份心情去製作資料,

相信大家一定感受的到 !!


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四象限的散佈圖應用 (EXCEL 2013)

散佈圖是具有相關性以及分布關係之圖表!! 也是報告中常見的圖表

而散佈圖常會帶有四象限作為分類 讓人可以更容易對資訊一目了然 !!

下面就做簡單教學一下

--------------------------------------象限散佈圖教學------------------------------------------------------------

1. 先做一般的散佈圖 選取X軸與Y軸資料做散佈圖   (圖1)

圖1
2. 將圖表格式化 去除X軸與Y軸主要格線(圖2),選取X軸Y軸座標軸將主要刻度顯示外側(圖3)  圖2 圖3
3. 新增象限點 (可利用座標軸取中點,一般會使用X軸Y軸的平均值),新增選取象限點數列資料     (圖4) 圖4 4. 新增象限點的誤差線(新增圖表項目→誤差線→誤差線選項)     將X軸Y軸心新增誤差線 誤差量使用100%;最大誤差值 (圖4) 圖4 5. 新增資料標籤(標籤包含儲存格的值 範圍選取項目),也可以在圖表上新增文字方塊使用      並完成圖表
圖5









規劃求解 教學 (EXCEL 2013)

EXCEL 如果遇到2個變數以上的的計算怎麼辦呢??

這時候就會會常利用到 " 規劃求解 "

規劃求解也是屬於逆算式,也就是說先有計算結果,再計算出附加有限制條件的的最佳數值

功能 

但其實這樣去定義  很難去了解甚麼是規劃求解

下面提供舉例:

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一般計算式:

購買單價200元的A產品5個以及單價100元的B產品10個,這樣一共是多少錢??

A產品的總價 + B產品的總價 = 購買的總金額

(200 x 5 )+/ (100 x 10 ) = 2000元


------------------------------何謂規劃求解--------------------------------------------------

規劃求解計算式:

用2000元買單價200元的A產品以及單價100元的B產品10個,

請問各可以買幾個A產品與B產品??

這個時候答案應該就有很多種 總金額2000元可以買??


買 1個A產品 與18個 B產品

    2個A產品 與16個 B產品

    3個A產品 與14個 B產品


單純的"求解" 答案會有非常多的組合??? 每一個都有可能是最佳值 ??

但這答案是不是你要的 這可能就不一定了 ??

如果要求出你心目中的最佳解答必須要提供限制條件去做計算 這時候就必須用到規劃求解

規劃求解的解釋:規劃限制條件去做求解的逆算式

而 "規劃"求解  必須要 "規劃 " 2個或2個以上的限制條件 才有辦法去做最佳值的計算

(一個就是使用目標搜尋)

提供規劃求解的限制條件:

1.  A產品與B產品 各買 3 個以上 

2.  一共要買 12 個

3. 總花費金額 2000 元

這個時候解答的組合就會有

買 3 個 A 產品 14個 B產品  (滿足第一個限制條件,第二個未滿足 因此非規劃求解的最佳解)
     4 個 A 產品 12個 B產品  (同上)

以此類推...... (若只有一個限制條件,仍無法去計算出最佳值)  因此必須要提供2個甚至以上的

限制條件去做計算

規劃求解的答案如下�…