2015年5月28日 星期四

一個好的EXCEL圖表介紹

一個好的EXCEL圖表設計會有以下特點 !!

1. 圖表色彩鮮明

2. 圖表讓資訊淺顯易懂

3. 圖表簡單大方

相信大家看了以下圖表比較就會有所感覺 !!

------------------------------ 圖表比較--------------------------------


                                     預設圖表













                               


                                         設計圖表








EXCEL圖表基本類型介紹


大家在工作時一定都會利用到EXCEL來做圖表,應用於報告上

好的圖表能夠讓資訊一目了然 相對的不好的圖表則是會讓資訊眼花繚亂

讓底下的聽者覺得不知所云 !!

圖表表現的方式有非常多種,但都是基本以下類型的衍伸

一般EXCEL圖表最常用的有基本類型如下介紹

1. 直條圖:項目之間的比較圖表;也可以用來呈現時間趨勢

2. 橫條圖:項目之間的比較圖表

3. 折線圖:隨時間變化的圖表

4. 圓形圖:部分佔整體的比例圖表

5. 散佈圖:具有相關性以及分布關係之圖表

6.     地圖:區域或國家地區間的比較圖表

整體來說

當資料呈現以下關係時就必須去選擇上述介紹的相關圖表

1. 類別比較:直條圖、橫條圖、地圖

2. 時間數列:折線圖

3. 整體構成:圓形圖

4. 頻率分布:散佈圖

5. 關聯關係:散佈圖

豐田生產方式(TPS):品質保證


根據過去的工作經驗,大部分企業生產的產品的檢查常落在下列兩項作業上

1. 進貨原料的檢查 (產線前檢查)

2. 產品出貨前的檢查 (產品最終檢查)

你可以發現1件事   在生產過程中 其實並沒有做進行檢查的動作

也就是說 如果上游的製程已製造出不良品 則 這個產品的製造是注定失敗的

不論下游製程在怎麼製造 都不會從不良品變成良品!!

當產品最終檢查到有問題時此時會產生下面幾項問題

1. 不良品的處理問題 (不良品的回收與報廢)

2. 製程檢查問題 (檢驗哪一道製程出了問題)

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因此豐田(TPS) 提出了製程內的品質保證,打造不製造不良品的生產系統

也就是說當產品在加工的同時也已經做好品管

人員抱持著絕不讓不良品流入下一道製程的觀念 在自己的作業內容中就做好檢驗

絕對不會抱著只進行加工而將品管工作丟給下游負責的心態去做事

如果在生產線上 每個員工都能有這種心態 相信製造不良品的機率可以說是微乎其微

企業必須要讓員工有在負責製造的同時就做好品質檢查的教育與觀念改革

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然而有些人會說太麻煩了 抽查檢驗就可以了 !! 沒有時間與人員去做這些事

但其實抽檢只是統計學上的根據,只是檢查方式合理化,但並不是品質保證的合理化

為了達到100%不製造不良品,應要在每一道製程去針對產品去執行全面檢查才是




何謂商業文件??

有經歷過大型企業與中小企業的朋友 ,  一定會對於這兩者之間感到有所差異

依我的經驗分享   其中讓我覺得明顯的差異在於有下列2點

1. 企業對員工的培養訓練

2. 商業文件的製作能力

過去在大公司 許多內部的報告格式或是對外的表格報告格式 都會有一定的範本 可供填寫

但在中小企業就不一樣  部門的區分沒有很明確  一個員工可能會接受到不同部門的工作內容

因此有許多表格報告不但要自己製作,更要自行去導入給部門或是企業參考

如果是在中小企業任職的員工,一定要對於商業文件的製作 要有一定的認知且要努力學習

而製作商業文件 最常用的軟體就是使用微軟(MS)的OFFICE

OFFICE大家都知道 但大家知道OFFICE的選擇及用途如何分類嗎??

相信瞭解這一點能讓大家對於未來對OFFICE的選擇使用能有極大助益


-------------------------------根據商業文件的選擇使用OFFICE----------------------------------

1. word :常用於感謝、請求、報告、說明等相關文件

2. excel:常用於請求、分析、報告等相關文件

3. power point :常用於說服、報告、說明等相關文件



豐田生產方式(TPS):安全是企業首要之務

員工與設備是企業的重要資產 !!

豐田(TPS)提出安全就是管理的概念

打造針對"人"與 "設備"  安全的工作環境

災害的發生大都是"人"製造的出來的

員工未受良好的訓練,隨便啟動或是接近設備 導致工安意外或是不良品的產生

因此 豐田提出下列活動

1. 培養行為安全的人,建立活動安全的職場

2. 設備的本質安全化 (即使員工有不安全行為也可以保障員工的安全)

------------------------------如何打造身心安全的職場環境--------------------------------

1. 強化員工的安全意識與教育 (打造訓練手冊與動作指導、設備使用手冊)

2. 設備要能有防呆裝置、連鎖裝置、故障安全處理的相關裝置設計與相關手冊

豐田生產方式(TPS):大量庫存之罪惡

許多的製造業喜歡藉由大量的生產製造產品,作為壓低成本的手段!!

但對於現今的市場講求的是少量多樣化的產品製造,產品的生命週期越來越低

過去這種過度製造的方式已不通用,反而對企業造成潛在的威脅。

我們可以想像一下:當有大量庫存的產品無法閒置在公司時 我們要怎麼解決這件事情


1. 另外找地方租 倉庫 (租金)

2. 管理倉庫的成本 (水電費、人事費)


豐田生產方式(TPS):認為大量庫存是罪惡,製造的數量不等於銷售的數量

                                      因此我們只要製造訂單上要求的數量,對於庫存則採取必要控制

很多人都認為豐田生產方式 = 零庫存 這個觀點其實是有點誤會的

豐田生產方式是有庫存的,只是庫存較少罷了


一般在高科技的製造業會採取"安全庫存" 會利用ERP套裝軟體去進行庫存管理

ERP簡單介紹:字面上的定義簡單來說就是企業資源規劃(Enterprise Re-source Planning)

有效的利用企業的經營資源(人、物、錢) 提升企業整體效率的經營手法或概念

ERP是一種管理企業整體經營資源的套裝系統

2015年5月27日 星期三

企業管理真正的問題 !!


市面上有許多應用科學管理方式去教導領導者管理員工的書籍很多

但其實書中都是假設"人"是理性的方式去說明這一切 !!

許多管理模式與理論都是將職場去人性化 利用指標與數字去引導企業邁向成功 !!

但真正的管理公司與員工並非只靠數字去分析評斷而已

首先領導者應要去認知在企業上最大的問題就是其實"人"的問題

人製造了許多問題 相對的 人也可以去解決許多問題

而非盲目的去隨意使用一些表單進行管理

管理企業或員工應要有一些將心比心的概念

以下有幾點可提供公司領導者做為參考

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根據我的經驗分享

員工的心態其實非常多樣,最常見的有下列3項

1. 領多少錢 ,做多少事 (10個員工大約有8個會這樣想)

2. 常用本位主義替自己的工作設想

3. 員工自身情緒管理


------------------一個優秀員工最大的特質-------------------------------------------------------

能夠將心比心,能夠設身處地的想像自己是不同職位人員的思考去解決事情

----------------------------------人才是公司的最大資產-------------------------------------------

1. 投資培養員工, 讓員工對自身的職務發揮到極限

2. 改善員工的工作環境,重視人性化工作

3. 凝聚員工共識 讓員工對公司的營運有參與感

4. 人管理並善用科學管理方式  而非讓科學管理方式去強制導入企業進行管理


結論:知易行難,但如果能夠減少由"人"去刻意產生的問題,相信對公司的營運會有幫助的



關於會議記錄的相關事項

會議記錄範本

會議記錄可以說是在公司中不可或缺的重要文件!!

會議可以有下列分類

1. 資訊共享與討論

2. 發現問題與解決問題

3. 協調意見

4. 提供決策與分配工作

根據我個人一些經驗法則,1個失敗的會議上常會有下列特點

1. 會議上淪為閱讀資料的讀書會或是聊天場所

2. 與會人員對會議主旨及會議內容的不了解而產生口水戰

3. 主管展示權威的地方 

而導致會議上最根本的失敗原因有下列2點

1.會議沒有主旨,

2.會議相關人員在開會前沒有共識

且導致會議成本的增加

會議成本介紹:會議成本概念
會議成本=會議工時成本+效益損失成本+會議直接成本。
會議成本=會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間(小時)
--------------------------------------一個好的會議---------------------------------------


1. 相關人員先進行會前討論凝聚共識

2. 準備簡單相關資料

3. 提供會議主旨並進行會前通知


豐田生產方式(TPS):成本概念

製造業常藉由量產製造的觀念去分攤成本,其實已不符合現今市場上產品生產的需求 !!

現今的市場需求是少量多樣,大量的製造 反而造成了成本增加

成本分為:固定成本與變動成本

固定成本:部門費用、設備折舊費用、人事費用 (降低固定成本為最有效之方式)

變動成本:材料物料費用、外包廠商費用

---------------------------------固定成本降低方式---------------------------------------------

要能有效地降低成本,削減人事費用是最快速有效的方式 (少人化)

因此我們在新聞上常出現景氣不好時 裁員的新聞

削減人力雖可減少成本,但工作則必須加重在現職的工作人員上

因此必須要培養工作人員的多工化,培養工作能力多元化的人才

將人員能力發揮至極限

其次是設備成本:設備在初期應購買符合使用的即可

部門則需要減少浪費 (待工待料的浪費、搬運浪費、動作浪費、庫存浪費等手段)


------------------------------變動成本降低方式--------------------------------------------------

變動成本簡單來說是不可控制的成本

材料物料的費用:尋找替代材料物料

外包廠商費用:尋找不同外包商,或是有效運用公司多餘人力













豐田生產方式(TPS):製造業的思維

現今仍有許多的製造業在生產觀念上仍嫌不足

常用以量制價的方式來做生產,盡可能地拼命進行製造,提高生產量,以達到降低成本與獲

利之目的,實際上,只拼命的考慮設備稼動率、人員生產力,而導致過度製造產生企業的

潛在威脅。

明明沒有賣這麼多產品卻去製造好幾倍的產品數量,反而造成了大量的庫存與生產浪費

製造業應改變就有想法與作法,產品要賣出去才有現金入袋的觀念

因此一定要改變製造方法與思維,製造業應只要製造訂單上的所需產品即可



豐田生產方式(TPS) :豐田生產方式的架構

豐田生產方式最重要的概念就是如何剔除 " 浪費 "

簡單來說 剔除無謂的浪費,減少工作負擔,提高生產能力的方式

豐田生產方式最重要的兩大架構

1. Just in Time 簡稱 JIT : 剛好及時

2.自働化

---------------------------------------------何謂剛好及時----------------------------------------------

JIT的概念源自於超商補貨的方式:當架上即時缺少產品的時候,即時的將產品補足!!

當A架上即時被買走10瓶飲料:前面的補貨人員即時的將10瓶飲料送至A架上

簡單來說就是缺多少補多少的的概念

也就是說在必要的時間內 到必要的地方 拿取必要的數量的必要物品

從製程上來說 前站製程製造的產品送至後站製程(後製程領取)

後製程缺少3個物品而從前製程領取3個物品

(後站製程需要多少物品而從前製程領取多少物品的概念)

--------------------------------------------------自働化-------------------------------------------------

一般常說自動化:從設備的觀點來看,自動化就是無人看管設備可自行運作的概念

缺點就是當生產設備有問題時,設備仍自行運作,製造了許多不良品 造成了浪費

而豐田強調人字旁的自働化,當製程有問題時,生產線與設備會自動停止 防止製造不良品

自働化的設備能讓問題顯現出來,因此不會有不良品的產生, 在製程內就能做好品質上的管



2015年5月23日 星期六

豐田生產方式(TPS): 利潤、成本、售價間的相對關係


如果我是老闆...賣一個產品我要怎麼去取得最大的利潤呢??

----------------------------一個簡單概念---------------------------------

利潤 = 要賺多少錢

成本 = 生產要多少錢

售價 = 要賣多少錢

這三者間的相對關係如下:

(1) 成本 = 售價 - 利潤  (壟斷型產品的定價方式),根據如何打壓對手而去進行定價壓制

(2) 售價 = 成本 + 利潤  (一般企業最常見的定價方式)

(3) 利潤 = 售價 - 成本  (TPS的概念)


 如果我想將利潤極大化時....

 假設成本5元 利潤 3元  根據(2) 售價=8元

  (2) 售價 = 成本 + 利潤  → 8 = 5 + 3

如果我要將利潤提高至6元 則我的產品售價則會變成 11 元 ( 5 + 6 )

也就是說 售價=成本+利潤 其實並不合乎企業長期競爭的定價決策

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假設要利潤 3元 成本5元 售價 8 元

(3) 利潤 = 售價 - 成本

如果我要將利潤提高至6元  根據 (3)  成本必須降低至 2 元

利潤 = 售價 - 成本   →   6  =  8 - 2

也就是說削減成本才能提高的競爭力 在不提升售價的決策上 可以將利潤進行極大化

這樣才是一個真正的企業所要的 !!

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以一般性產品為例 (不包括壟斷性產品)

從顧客的心理去想 當我們去買東西時,其實心裡都會給想要產品的產品一個定價!!

若價錢合理,我們才會去購買。除非這樣產品很特殊,很稀有

消費者才會願意掏出更多的價錢去購買

當大家競爭激烈時,同樣的產品若售價越高,消費者越不會去買帳 !!

因此企業一定要明白售價由消費者決定的觀念 !!







職場的本位主義與防止 !!

在職場上與生活中存在著一個非常嚴重的問題就是本位主義的發生 !!

本位主義簡單來說就是自私性的行為表現 !! 完全只想到自己而不顧全體利益的思維!!

本位主義的思維最常見的地方就是運用在部門或人與人之間溝通 !!

舉例來說 如果執行一個跨部門合作的專案

若部門溝通不良!! 將導致整個專案的失敗或停擺 !!

本位主義嚴重時會導致人與人之間磨擦產生,責任推來推去!!

進而造成公司內部鬥爭導致公司蒙受虧損!!

製造問題的是人,而解決問題的也是人 !!

為了解決部門間的溝通摩擦問題,我終於找到一些防止辦法 分享給大家

1.  在溝通管道上做調整 !! 如下說明

2.  各部門間應要提出自己的施行困難點與可協助之處 提供主管做全盤性考量決策

3.  站在組織整體的眼光來面對問題,以企業的最大利益為依歸,才能形成共識 解決問題

-----------------------------------------分享此書------------------------------------------------------------

作者李治:聰明工作: 新鮮人輕鬆搞定專案的第一本書


(1)全管道溝通(每兩個人之間溝通):溝通管道的數量=n*(n-1)/2 (n是人數)

關鍵績效指標 !! (利用KPI考核員工之迷思)

工作講求效率,效率來自於員工的執行力 !! 相信大家不會反對 !!

那如何量化效率指標 !! 大型企業會採用KPI(關鍵績效指標)做為量化評定員工能力的工具!!


如果身為主管,如果只單純的依照績效去考核員工的好壞時,其實對公司是非常不利的 !!

原因很簡單 !!  員工為了提高自己的"身價" 會不斷的做出衝高績效之行為

此時會讓員工迷失自我,喪失全盤判斷產生自私的行為 !! 使公司蒙受相當龐大的損失 !! 

這種員工其實非常自私的 如果有這類的員工應予以指導 !! 嚴重者開除等作法較為適當 !!

舉例來說 !!

如果規定郵差在8小時內將所有信件包裹送達完畢,便可以達到高績效並獲取獎勵!!

但或許郵差會為了獎勵....因此可能將每天沒送完的信藏起來,等到某一天郵局被客戶大量投

訴沒收到信的事件時 !! 這時郵局已經產生極大的損失..!! 

就算是開除郵差 損失也無法彌補 !!

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任何一種管理工具都一樣!! 當評定的目標是 "人" 時  

當企業如果只用量化數字時,會很容易掉入數字陷阱中 !! 

因此對於這類管理工具要很小心的使用才是 !!

企業建議:

當考核員工 除了使用定量工具化,也必須要去定性的觀察員工的實際作為

才有辦法真正去評定一個員工的好壞 !!