2017年5月23日 星期二

品管七大手法: 原來如此 !! 繪製柏拉圖教學 (EXCEL 2013 、2016) _ 重新發佈


大家好 !!

過去曾有分享過如何繪製"柏拉圖"的教學

說實在寫得不好也有一些小瑕疵存在

因此決定更新發佈柏拉圖的教學與觀念 謝謝

以下就直接進入正題

本篇教學介面適用於 EXCEL 2013、2016的朋友

如果是舊版的朋友 基本上繪製觀念是一樣的

-----------------簡單介紹一下柏拉圖------------------------------------------

柏拉圖就是根據調查統計"原因的分布"並找出關鍵少數原因的手法 

是QC七大手法之一 

又稱作 80/20 法則  帕列托法則(The Pareto Rule)

你可以把它想像 "一個問題會發生可能是有許多原因造成的" 
經過調查我們可以發現大部分出自於某1~2個原因導致問題發生

(80/20 只是方便說明的統稱 並不是所有問題都是以80/20分類)

例如:60%的收入 來自於5%的產品銷售

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現在我們進行如何利用EXCEL繪製柏拉圖 (圖1)、(圖2)

1.   首先請大家在EXCEL輸入相同數據

1-1  計算瑕疵總數量(儲存格E12)
      E12 =E7+E8+E9+E10+E11  =  62+53+19+10+6=150

1-2  計算累積次數:將瑕疵數量做累加合計 (統計柏拉圖的發生原因次數)
      累積次數的合計 (F11)= 瑕疵數量的合計 (E12)
         F7 + E8 =  62 + 53 = 115
         F8 + E9 = 115 + 19 = 134
        F9 + E10 = 134 + 10 = 144
       F10 + E11 =  144 + 6 = 150

1-3  計算累積比率:(累積次數/合計次數) x 100% (表示次數的發生比率)
      累積比率最後會=100% (G11)
        (F7 / F11) x 100% =   ( 62 / 150 ) x 100% = 41%
        (F8 / F11) x 100% =  ( 115 / 150 ) x 100% = 77%
        (F9 / F11) x 100% =  ( 134 / 150 ) x 100% = 89%
      (F10 / F11) x 100% =  ( 144 / 150 ) x 100% = 96%
      (F11 / F11) x 100% =  ( 150 / 150 ) x 100% = 100%
      


圖1. 數據來源


圖2. 計算流程

2. 選取儲存格(D7:E11)繪製 群組直條圖 (圖3)

2-1 選取數據直條→滑鼠右鍵→資料數列格式 將類別間距縮小為0 (圖4)
     直條會緊密靠在一起沒有間距


圖3. 繪製直條圖



圖4 .直條間距縮小為0


3. 新增累積比率數據儲存格(G6 :G11) (圖5 ~ 圖8)

3-1 新增比率數據更改為資料標記的折線圖 (圖9 ~ 圖10)
     累積比率是根據原因累積次數去計算得出 
     表示單項原因發生的比率與多項原因合計發生的比率
     數據是從低到高,因此會用折線圖表示 
     每一階段的折線表示原因合計比率
   


圖5



圖6


圖7 


圖8 



圖9. 更改累積比率圖表類型


圖10 折線圖 新增完成



4. 將折線圖改為副座標軸 (圖11)
    點選折線圖 右鍵→資料數列格式→改為副座標軸
    此時會出現(右Y軸) 讀取累積比率使用

4-1 修改左右兩個Y座標軸
     累積次數(左Y軸)與累積比率(右Y軸) 數據一致 (圖12)
     右鍵→座標軸格式→座標軸選項設定

4-2 新增副水平軸 (圖13)
     我們在3-1有新增完成一條折線圖
     新增副水平軸是要調整整體折線的位置

4-3 選取副水平軸→將副水平軸改為刻度上 (圖14 ~ 圖15)


圖11


圖12


圖13


圖14


圖15


5 修改圖表尺寸、整理圖表 繪製柏拉圖完成 (圖16) 
  修改文字、顏色、新增座標軸標題、圖案繪製虛線、資料標籤
   
   從EXCEL操作來看
   請先把圖表修改到能直接放入PPT報告裡面的尺寸
   再整理圖表
   千萬不要中途就開始修改格線、顏色、新增標籤、虛線之類的
   原因是很容易讓人亂了方寸  且到最後一定還會再修改


圖 16

 6.  結論:斷裂 與 偏移 是問題發生的關鍵原因 (占了問題發生比率77%)

     以80/20原則來說 要解決問題只要先從斷裂與偏移這兩項著手

     就能夠解決80%的問題

6-1 解決完問題後,別忘了再次進行改善後的柏拉圖分析
     簡單來說 如果問題獲得解決, 斷裂與偏移的次數與比率會大幅降低

     不管你是甚麼報告,柏拉圖一定要做改善前與改善後的確認

     QC手法是需要長時間的累積數據並做相關性分析
     因此"改善前後的分析" 是非常重要的事情
       
     因為不做"改善後的分析",要如何知道問題有確實被改善呢??
     
      大家可以想看看這句話的意思
    
      

7. 將圖表放置PPT,進行報告說明



2017年5月17日 星期三

真正要成為真正簡報專家的第一步 :什麼都別動 請先學習了解印刷與設計吧


大家看了主題可能會覺得這傢伙胡說甚麼

學習真正做簡報的第一步  就必須先學習有關於印刷與設計的知識??

過去我有提到做簡報真正的概念有下列兩點

(可參考本blogger有關於PPT的文章)

1. 簡報是簡單架構的報告;要讓人"容易閱讀 迅速理解"

2. 簡報就是讓資料代替您說話;要讓人 "無須開口 心有靈犀"

而簡報的主旨就是 "促使人思考後行動"的資料報告

舉例來說:介紹水果的簡報就是想讓人聽完簡報後就立刻去買水果

大家可能會因為我不是簡報專家 根本是胡說八道 沒有說服力!!

可是呢 !! 我想誠實地告訴大家真正的簡報之道該怎麼走

(如果您覺得有道理 請繼續往下閱讀)  謝謝





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資料要吸引人看得懂就必須"簡單清楚且賞心悅目"傳達給對方了解

也就是要先重視對方的"視覺觀感"

要如何"重視"對方的視覺觀感?? 就必須先學習"印刷與設計"的基本概念


許多簡報力專家以及大家贊同的TED不斷提倡個人簡報技巧

只將重點放在如何去增進表達能力與華麗的控場技術

以及一些簡報操控技巧

這些雖然也重要 也是目前簡報的主流

依個人見解 其實這是錯誤的喔

很抱歉這麼說  如果只重視演講與表演技巧只是本末倒置的行為


我們該注重的是如何在簡單設計架構頁面上放上讓人容易理解的資料

就這麼簡單,自然報告表現也會變好 (資料您已經內化整理過了)

自然了解要說甚麼,因此會回饋在你的表現上 只需多加練習即可

再附加上一些簡報演說的小技巧 自然表現不會太差 請不用擔心

不過呢 簡報專家與高手 可能沒告訴你的一件事 就是

簡報也是看場合使用  可不是一招打天下

假如是在公司報告工作進度,那我們就直接誠實報告好進度就好

上週做了甚麼,有什麼成果?? 本周預計做甚麼?? 需要甚麼協助??

不就是這樣嗎?? 因為主管只是說他只想聽重點 所以要快狠準的報告

但假如你是在非常多人的地方做簡報演講 情況又不一樣了

你可能就需要一些簡報專家提供的技巧 讓你能掌握全場


(如果您覺得有道理 請繼續往下閱讀)  謝謝 --------------------------------------------------------------------------------------





因此在part1 我想先介紹"印刷與設計"的"印刷"

下面介紹三張圖

結論:簡報的設計其實是深入印刷的基礎

其實所有優質的宣傳品其實都只在這印刷的準則內

這三張圖其實只告訴大家,哪裡是重視"視覺觀感"的著力點

要能有效傳遞資訊就必須以"大家都能容易閱讀 迅速理解"為目標

讓視覺舒服的閱讀,才容易閱讀,容易閱讀才能迅速理解

這是有邏輯性的 反之 視覺疲勞則影響閱讀

因此要真正成為簡報專業人士的第一步就必須先了解"印刷與設計"的概念

你才能學會簡報設計並有效的呈現資料

由下方第三張圖詳細解說  我們可以了解

外:整體 (包含版心、天地、欄線、段間 )等等

內:內容 (文字、段落、顏色、圖表、主標、副標、)等等

因此我們可根據印刷準則去做讓視覺觀感舒服的閱讀設計

這才是真正學習簡報基礎之道的第一步

沒有經過這第一步,簡報永遠不會進步,因為不知道該如何去呈現資訊


大家也許覺得我是刻意將印刷與設計的觀念與簡報牽扯在一起說明

但真正原因在於印刷與設計的概念是有助於您呈現資訊的方式

結論:一定要先了解如何去呈現資訊 這就是開始簡報入門的第一步

p.s. 資料來源:google圖片






2017年5月8日 星期一

柏拉圖的缺點與處理方式


之前有介紹過柏拉圖的繪製方式

可是如果發現圖看起來怪怪的 !!  (圖1 ???)




圖1. 正確(OK)與怪怪的柏拉圖(???)



兩個原因造成

1. 數據可能錯了 (人為失誤)

解決方法:根據數據確認是否有輸入錯誤的地方?? 有的話 請重新輸入

2. 未深入探究真因 

解決方法:先根據項目(???)再次進行分解,也就是根據此項目內容重新做一次分析(柏拉圖)找出原因後,再重新做整體分析(柏拉圖)








2017年5月4日 星期四

懂得資料墨水比率 data-ink ratio 是學會做好真正資料的第一步


每個人在工作上或是學校課業上都一定有利用OFFICE軟體畫圖表與表格的經驗!!

過去大家可能只畫"正確"的圖表或表格,

但是大家可能沒有考慮過怎麼樣去畫"正確"且"明顯"的圖表與表格

所謂的明顯:指的就是能夠一眼瞬間的看見圖表與表格的內容重點、容易讀取資訊

打個比喻來說:首先大家先閉上眼睛,接著我在白色版面上畫上一個紅色圓點,

請大家打開眼睛,那麼印入大家眼簾最明顯的重點應該就是"紅色圓點" (圖1)

圖1. 白色版面與紅色圓點


這就是所謂的視覺吸引力效果 (視覺效應、視網膜效應、邊際效應、莫瑞效應)

在上述提到的理論都有去談論到視覺吸引的現象,

不過這可能不是我想與大家深入探討的重點 

p.s 我對此也只是有個概念 無法為大家做詳明闡述  非常抱歉

回到今天的主題

為什麼 要讓圖表 與 表格 有著視覺吸引力,只有一個重點那就是

讓大家能夠有效率的讀取圖表與表格的重點資訊

為了達到此目的,data-ink ratio (data to ink ratio)的概念被提出

p.s. 國外名校_耶魯大學榮譽教授  愛德華 ‧ 塔夫特 ( Edward Rolf Tufte)  提出

資料(視覺)設計大師

中文又翻譯作 數據墨水比率、資料墨水比率、資訊墨水比率

甚麼是  data-ink ratio  :盡可能讓墨水呈現在主要資料重點上

 data-ink ratio的公式 如連結所示:data-ink ratio


在主題上我會分成 part 1 與 part 2 兩個章節說明

part 1 : 解析 data-ink ratio 的說明與實際做法

part 2:範例說明 

公式簡單解釋來說就是下列3點概念 

1. 凸顯資料重點(墨水比例重)

2. 淡化非資料重點(墨水比例輕)

3. 簡化物件與圖表簡化

data-ink ratio 其實就是 重點導向 的概念

可惜在現實上,data-ink ratio 是不受到大家重視,也常常遭受人們誤解的概念

大家只是想著 圖表就是圖表 表格就是表格 不用考慮到這麼多、何必浪費時間作業

反而還會遭受批評 !!  

然而在事實上:繪製出讓人不易讀取訊息與難以理解的圖表與表格(Junk charts) 

才是真正浪費時間且錯誤的做法:誤解常來自於不理解與恐懼 !!


上面提到墨水比例重?? 墨水比例輕??  簡化物件與圖表簡化??

實際請參考下列作法

1.墨水比例重:指的是較鮮明與協調的顏色

2.墨水比例輕:指的是較淡淺的顏色 (透明度較高的顏色)

也就是讓圖表與表格可以形成"相互對比"效果或"重點明顯重複性"效果狀態

3. 簡化物件:指的是簡化可以多餘的物件 (不影響讀取圖表與表格的內容物)

    圖表簡化:圖表與表格進行"簡單扼要且明顯"的改造

多餘的格線、顏色、座標軸 之類的,屏除多餘資訊