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適合專案小組工作的 修改檔案的好幫手 " 追蹤修訂 " (EXCEL 2013)

很多專案小組在工作時  常會放上一個檔案給大家共同編輯  !!

但常常會遇到一些問題 就是 檔案哪裡被修改了?? 誰修改的?? 修改的地方是否正確??

這些就會造成專案管理人工作上的問題 !!

OFFICE  軟體 提供了 " 追蹤修訂 " 的功能 能讓我們在共用一個檔案編輯時

能夠讓專案管理人清楚了解到上述提到的這些問題

" 追蹤修訂 " 是將將檔案修改之處進行 " 可視化 "  凡走過必留下痕跡

是一種非常好的檔案防誤機制

這類的功能非常適合 " 多人修改一份報告 " 使用 !! 下面就直接進行教學


--------------追蹤修訂教學----------------------------

1. D欄 輸入 10 ~ 20  (中間我刻意KEY錯一個數字 觀眾發現了嗎 ?? )

如果你無法開啟追蹤修訂,出現錯誤訊息(圖1 )

開啟追蹤修訂 取消 "文件特定設定 " 的勾勾 (圖2)

檔案→信任中心→信任中心設定→隱私選項→文件特定設定 勾勾 取消



圖1. 無法開啟追蹤修訂


圖2 取消 文件特定設定 勾勾

3. 開啟 " 追蹤修訂 " (圖3)
    目視化檢查 發現D欄有兩個15的數字  ,正確的答案應該是在儲存格D14輸入 "16 "
     (我輸入成15)

圖3 開啟追蹤修訂

4.  設定 " 追蹤修訂 " (圖4 )   將下列選項打 "勾勾"


圖4. 設定追蹤修訂;修改處 我設定為D欄 

5. 將儲存格D14 輸入為 " 16 ", 修訂完成並出現修訂視窗資訊 (圖5)

圖5. 追蹤修訂完成 (出現修訂視窗資訊)










5 WHYs 或 7 WHYs ?? (找出真因的思考方法)

豐田曾提出5 個WHY ?? ,IBM 提出 7 個為WHY ?? 的提問方式 ??

不管是5個 或 7 個 WHYS ??

目的都是為了尋找真因 (找出問題發生的真正原因)並徹底解決問題 ??

學習如何用WHY 這也是我覺得非常非常非常難的題目??

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不過在台灣的製造環境下,為了提升產率、稼動率框架下,
台灣的製造業大部分只用1個WHY ?? 找出發生問題的直接原因,進而去解決問題 ?? 
最常見的就是某個A零件壞了,我們只需要去更換更換A零件即可,直到下一個A零件壞了 !! 

大部分的人和書本都會教你 "如何"去解決問題?? (HOW) ,

且利用KNOW HOW (技術&作法)去解決問題,

但其實更重要的是學習要用WHY的思維精神  去找出發生問題本質的真正原因,

並了解KNOW WHY 為什麼會這樣發生??

遇到一個問題,不斷的用為什麼向下延伸提問 重複詢問自己 找出原因 徹底根治 !!

對問題的原因追根究柢,才有辦法去防止更大的問題產生 !!

從基本開始,大家如果遇到問題時,學習不斷的去詢問自己WHY,培養這樣的思考邏輯

就能對提出解決問題的對策有著不一樣的看法與想法,請大家學習試試看吧 !!












檔案命名的規則技巧

常常我們會將一份資料製作成好幾個版本 !! 或是每個月也都會有新儲存的的資料

如果臨時要使用,或是離職交接,我想大部分的人也搞不清楚甚麼是最新版本的檔案,

因此而誤用 !!

其實檔案命名說穿了沒有甚麼訣竅,

只要讓大家 " 一目了然 " 即可

下面分享 2 種命名規則給大家參考

------------------------------------------------------------------------------------------

檔案名稱  + 主題內容 + 日期時間

檔案名稱 +  日期時間 +  3碼流水號

檔案名稱包含

文件名(出差資料表)、產品名(XX吸水抹布)、

部門組織名(製造部)、廠商名(XXX)、人名(劉XX)、



主題內容包含

簡易文字敘述 (人員保險資料完成版)、


日期時間包含

年、月、日 依照順序分類 (20151105)


流水號包含

_ + 數字 (底線 + 001 建議3碼)、英文+數字3碼 (A009)、縮寫+數字 (DY009) ; 縮寫需定義給所有人了解

資料驗證 _ 驗證是否輸入錯誤的防呆機制 (EXCEL 2013)

--------經驗談--------------

過去在當學生或工作時都會有利用EXCEL輸入資料的經驗

若輸入的資料非常龐大時,鍵入(Key in)資料很有可能會發生失誤

我們可以善加利用EXCEL提供的資料驗證功能作為鍵入錯誤資料防呆機制來避免失誤


在這裡 你只要記住 資料驗證的目的 = 防止你Key in 錯誤資料  就可以了

-------------現在教學開始-----------------

1.  我在 表格D1 KEY in 我的輸入資料的目的 (請輸入0~100值) (圖1)

2. 選取D欄 (全部) ,選取資料驗證 (圖1)




圖1 



3. 設定資料驗證 (圖2)

儲存格內有許多下拉式選單可以選取,這裡 我選取整數

0 ~ 100 為 資料間的介入  (介入0 ~100 間的資料)

最小值 設定  0 ; 最大值 設定 100


圖2

4. 設定資料驗證防呆錯誤提醒 (圖3)


圖3

5. 測試資料驗證功能(刻意KEY入錯誤資料 280 ) (圖4)

圖4

讓SOP持續更新 !! 提高效率的秘密武器

過去曾是新進人員的時候也曾待過沒有制度的公司,

當然裡面的人造成了公司嚴重的管理問題..實在是非常不好的經驗啊

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分享過去工作的經驗談

許多公司都會建立SOP  (Standard Operation Procedure 標準作業流程)

但我發現...SOP制定後竟然是沒再繼續更新的....這實在是令人難過

即使拿到 ISO 9001 文件 從手冊(一階文件) 程序(二階文件) 指導書(三階文件) 表格表單(四階

文件) 都應該做持續更新


SOP流程是應朝向簡化以及不斷的去修正更新才是

制定SOP是為了建立一定的機制,簡單來說就是照著做不會出錯就對了

在執行的過程中,如果發現到SOP有不合常理或是多餘的動作

就應該進行修正,持續更新。

SOP其實是可以提供員工工作效率極大化的工具

----------分享我過去制定SOP的作法是-------------------------

1. 根據自己的觀察建立SOP兩份 1份簡易版、1份詳細版

2. 內容盡可能可視化,如果能夠附上圖片就附上 (圖文解字的SOP最佳)

3. 文字敘述直接且簡明,不要解釋的太文言文 !!

    須使用讓大家都能理解的文字,不要帶有大家應該都懂吧,而忽略去寫的說明

4. SOP建立重點人事物備註或是清單說明,如果是關於設備或是儀器的操作SOP

     建議可建立簡易除錯SOP資料作為附件會更佳

5. 建立PPT電腦檔案以及書面紙本

6. 檢視SOP並追蹤修訂更新 (更新時請將舊的檔案與新的檔案留下,相互比對使用)

或使用便利貼註明更新處


p.s. 就像我的BLOG 其實也會持續修正更新喔


我推薦柯P的這本書 " 柯P模式 " 這是針對SOP的觀念最優質描述的一本書

http://www.books.com.tw/products/0010694130

------------------更新方式--------------------------------------------

但所謂的更新不是重新撰寫資料覆蓋 !!

小項目的修改更新可利用附件的方式或是N次貼做說明

大項目的更新最好需要進行電腦檔案修改再另存檔案及紙本資料說明






定量與定性之簡單說明

常聽到人說定量定性 !! 這中間的差異性要怎麼解釋呢??

我認為用個最簡單的說法

定性:可解釋為特性、特徵

定量:描述特性特徵的解釋


例如:

這串葡萄的嘗起來的滋味很→描述葡萄吃起來的感覺(這串葡萄的特徵就是很甜:定性)

那葡萄到底是有多甜??

我們取下一顆葡萄,並利用糖度計檢測

結果發現葡萄的甜度 為20.1 度 (葡萄甜度 20.1 度:定量)

當然定性定量有更詳細解的解釋




順便解釋什麼是糖度(BRIX):

http://www.unature.tw/blogs/unature/13166513-brix






每間公司應該了解的 1對1正確地教育訓練方式教學

---------經驗小故事---------------------

這位是今天新進OO部門的X先生

請P先生協助指導X先生進入工作狀況喔

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P:針對這個職務工作進行 #$%%^^&**%# 說明

P:  X先生 如果你對工作內容有問題不懂的話 歡迎來問我喔

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問題來了??

如果只是用口頭說明去指導新進人員工作的話,這樣能讓新進人員進入工作狀況嗎??

對於目前工作暫時無法完全了解的新進人員是不可能會發現工作內容問題的 !!

既然無法發現問題所在,更別說要如何去問了 !!

我想說的是 其實這是非常不對的  !! 萬一如果指導者說明不完整或是刻意只說一點

指導者通常會有這個新人是來搶工作的的想法,因此常會有刻意說明不完整或是推責給新進

人員該準備的作業沒做,因此10個指導者就會有10種教育訓練方式,有人教得好 有人隨便教

這種指導方式 只會讓新進員工喪失信心,人員流動率提高且為公司帶來人力成本上的浪費

所以教育訓練絕對不是上述這樣...可惜的是..大部分的公司並不曉得....

必須要讓每位新進人員對工作熟悉 就必須要先制定公司認證教育訓練模式 !!

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那要如何正確地進行員工指導呢?? 請先自行想像並製作下列文件

1. 每個部門內需要有職務內容說明書 (包含公司制度與流程說明與相關的目標人物認識)

例如對象是採購人員:如何進行採購的流程
例如對象是研發人員:如何進行申報採購的流程

2. 作業指導書 (操作手冊指南)與 人員教育訓練手冊

例如:設備操作的SOP

3. 人員學習狀況訓練表 (學習過後需要新進人員簽名並押日期)

內容包含 人員對於工作內容項目學習狀況的進度追蹤以及查核







利用條碼或QR CODE碼 整理文件或庫存品 讓老闆嚇一跳( EXCEL、WORD 2013 )

大家去超市或是便利商店時,拿東西給店員結帳時,店員只要利用條碼掃描器朝向產品外包

裝的條碼或是QR CODE碼 " 嗶 "一聲,收銀機便會出現您購買的產品名稱以及產品價錢,結

帳就完成了 !!

向結帳人員學習,相對的應用到我們的工作上

不管是出貨的產品、圖資圖表文件或是收據其實都可以利用二維條碼或是QR CODE 碼

做文件整理或是進行資料比對的動作,可以說是非常方便,下面直接進行教學 !!

希望能對大家在工作上有所幫助 !! 


採購人員、文資管理人員、行政人員、研發人員、倉管人員 都可以應用到




過去觀察的經驗是大部分只照"出貨單"走...但過些時候 回過頭來看 公司內部品項管理


卻常發生重複購買的情況

因此 中小企業 的內部庫存管理或個人管理其實蠻適用的,

我也會利用這種方式自己替公司建立機制給公司參考

-------------工具----------------------------------

*1. 電腦 與 印表機 (電腦需先安裝OFFICE 軟體 )

*2. 條碼掃描器 或  手機下載 掃描 條碼 或 QR CODE  相關APP

http://ppt.cc/S9H1

*3. 條碼字型 或是  QR CODE 字型    
http://ppt.cc/cFo7u

4.   其他方式  

http://ppt.cc/VbA~



5. 本次測試手機為 SONY Z3
*為必要性工具

-----------------------------------------------------

如何安裝字型教學

http://ppt.cc/3lXQ 參考網站連結




---------------------教學開始----------------------------------

1. 條碼內容的前後需加入*字號  作為前後區分 避免無法辨識

      圖1:*12345asdfg*

2. 將輸入文字改為條碼字型 ( 3 of 9 ) 或是 QR CODE字型


3. 字體大小設定為30 (測試字體30以下無法辨識)





圖1. 輸入 *12345asdfg* 字體大小設為30

4. 手機下載APP軟體並掃描辨識 (圖2)

     掃描後英文字母前方會有+顯示 (這與字型結構有關,可參考下方連結說明)

    3 of 9 字型結構: http://ppt.cc/VOh5W

   …

如何正確地交辦工作教學 ??

-------------每件公司每天都會發生的一則小故事------------------------------------

A主管:下屬B先生 請您這份要給X公司的出貨報告明天交給我??

到了明天早上 ??  下屬B先生將X公司的出貨報告呈交給A主管檢視

A主管:出貨報告裡面怎麼少了XXX資料,再回去修改 !!

下屬B先生:......................

----------------------------------------------------

問題來了?? 請問這是誰的疏失??

過去常遇到一些事情是

主管常常丟了一件工作就跑??  就認為已經下達指令了?? 這其實可以分兩個情況來說

狀況1. 原因是 他們認為 下屬 應該要自己想,並將工作完成 (90%的主管大概都這樣想),

            並認為自己有做到授權給下屬處理這份工作,並藉由此機會訓練下屬

而沒有思考到下屬做的是否符合自己真正的想要??

因為每個人對於事情,其實早就有一套預期結果的答案,而當真正的事實出現在自己面前時

跟自己預期的結果不符合,則會認為別人是錯的 !!

或者狀況2,主管A根本不知道要怎麼寫,而交付給下屬??

-----------------------------------------------------

回到上述問題 這則小故事到底是誰的疏失呢??

我的答案是,A主管犯了交辦指令不明確的錯誤,下屬B沒有雙向溝通確認的錯誤

如果是狀況1.  這不叫做真正的交辦工作 ?? 也不是真正的主管該做的事情??

但一定有人會反抗質疑說 如果我跟下屬講得非常清楚,那下屬便不會思考,只是照做

充其量只是個機器人罷了??  這樣子也無法去訓練下屬

其實這完全是錯誤的觀念 !!

所謂的交辦工作事實上應該這樣做

主管要先明確的 "告知工作的目的" 再下達指令去交辦工作 下面用一則小故事去解釋

---------------狀況1. 如何交辦工作------------------------------

A主管:下屬B先生 X公司的產品出貨報告明天交給我??  我要用在會議的簡報上

內容包含過去X公司曾向我們購買所有產品紀錄報告,內容要包含購買的日期、數量、與金額

麻煩明天中午前放我的辦工桌上 (進行明確的工作指令下達)

下屬B:我與您確認…

專業名詞的查詢及使用

一般在科學領域上,常會用到一些專業名詞

國家教育研究院有針對各領域的專業名詞提供檔案下載

我覺得蠻不錯的,大家可以依照相關的領域去找看看


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國家教育研究院 _ 雙語詞彙 下載

http://terms.naer.edu.tw/download/

高鐵局要求員工Po文按讚當考績,高鐵局是不是搞錯了什麼? (績效指標的使用案例)

之前在部落格有分享過關鍵績效指標的使用建議 !!

詳情可以了解一下我的blogger
關鍵績效指標 !! (利用KPI考核員工之迷思)
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下面有則新聞分享給大家

高鐵局要求員工Po文按讚當考績,高鐵局是不是搞錯了什麼?

高鐵如果把按讚數當作是關鍵績效指標評分的工具時... 對高鐵來說其實是非常危險的 !!

行銷高鐵的方式很多...但絕對不是用這種方式

這種方式也會讓員工的隱私受到影響

而員工弱勢為了提高自己的績效去賺取更多金錢,他該怎麼做呢??

1. 呼籲親朋好友按讚或轉分享

2. 自己創造新帳號按讚或刊登文章

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例如 台北捷運為了提高運載量,它們的目的就是要讓坐捷運比汽機車方便

為了推廣坐捷運    因此會有下列做法

1. 推廣坐捷運比較安全,不會吃罰單

2. 提高捷運方便性,拓展新路線

3. 捷運與旅遊地點聯合

4. 捷運可與其他交通運輸工具聯合

5. 提高悠遊卡發行量,推廣悠遊卡的方便應用

6. 減少汽機車方便性 (註銷停車格等手段施行)

7. 捷運與區域特色或與其他活動聯合





Undercover Boss 臥底大老闆 _ 推薦節目

個人蠻喜歡這個節目  推薦給大家欣賞

那就是 Undercover Boss (臥底老闆) 真人實境秀

大家可以前往 youtube 找尋,有中英字幕可以看喔

主要是說 身為管理企業集團的CEO...為了讓企業在未來能生存下去

不惜利用變裝到第一線工作現場進行明查暗訪,找出公司的隱藏問題並進行改善!!

我個人蠻喜歡這個節目,問題要親自在現場才能發掘阿 !! 

p.s. 工作現場是找出問題的好地方 (豐田生產方式的重點)

大家在看節目的同時,也可以想想 如果是我是CEO  要怎麼去處理這件事!!


提供一集案例給大家欣賞 !!

https://www.youtube.com/watch?v=m19fXmexiQg  ( HUDSON GROUP)



定量存貨管理_兩箱制介紹

一般中小企業沒有經費夠買大企業可以使用ERP、MMS、MRP等系統做物料管理時

可以利用定量存貨的方式進行物料管理

下面我想要介紹定量訂貨法

定量訂貨法定義介紹

定量訂貨法是指當庫存量下降到預定的最低庫存量(訂貨點)時,按規定數量(一般以經濟批量EOQ為標準)進行訂貨補充的一種庫存控制方法。

上述講得很複雜對吧


而倉庫為什麼要存貨,存貨其實就是個保險機制,
它讓生產或是其他運作取之不竭,用之不盡。

存貨若過量,會產生庫存的浪費

存貨若太少,則導致生產的浪費

下面介紹定量存貨法_兩箱制 非常適合中小企業使用 歡迎參考


-----------------------案例-----------------------------------------

我買了2罐沙茶醬,回家煮菜調味 !!

定量:2 罐沙茶醬 

如果我想要在煮菜時,不怕沒沙茶醬可以用 (永遠都有沙茶醬可以用)

那我就必須維持存貨,也就是維持我的沙茶醬數量永遠是2罐的狀況

這樣子我在煮菜時,永遠都有沙茶醬可以用

因此當我使用的沙茶醬只剩下一罐時,我就必須再買另外一罐沙茶醬做補貨

這種方式也叫做 "兩箱制"

這種方式非常適合 中小企業以及辦公室整理庫存 使用












OEM 與 ODM 定義介紹

很多人聊天常說OEM、ODM

這裡跟大家做個簡單介紹 !!

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OEM:原廠委託製造代工 ( Original Equipment Manufactures) 

企業代表:台積電  

簡單來說:A委託B做蒸蛋料理

B = 台積電

A跟B說:這裡有蒸蛋料理的食譜(產品的詳細規格與做法), 

你拿去做蒸蛋料理給我

B跟A說:那我必須要收幫你代做蒸蛋料理的費用

雙方達成共識後:B給A蒸蛋料理;A給B料理費

A把產品資訊該提供的都提供了 ,而B純粹只代工產品給A

B將產品提供給A;


但是B如何把產品做出來的秘訣 就是B的關鍵技術( KNOW-HOW) 了??

我想很多人不清楚這點 認為只是真的純代工

就算是純代工

要使用甚麼設備?? 調整甚麼參數?? 才能把A要的產品做出來??

這就是OEM廠商的優勢 ,大家可以把他想像成"幕後工程"

但是如果代工廠商推出自有品牌的話...那就不是OEM了

其競爭對手也會不同


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ODM:Original Design Manufacturer 原廠委託設計並代工

企業代表:鴻海

B=鴻海

簡單來說:A委託B做蒸蛋料理

A跟B說: 請你幫忙做蒸蛋料理給我 (A只說蒸蛋料理,提供主要需求方向)

B跟A說:那我幫你做XXX蒸蛋料理,你說好嗎 ??

 (提供細節規劃設計,並詢問A是否同意確認)



A跟B說:好,就幫我這麼做吧 ( A同意B的作法,B確認完成) 

雙方達成共識後:B給A蒸蛋料理;A給B料理費與設計費用

A只說我要有這個功能的產品,B設計規畫給A產品的細節,

並向A確認同意後,代工把產品做出來給A





面對問題的答案推論及選擇 !!

面對任何問題時,常常我們會立即性的想出一個做法??

並認為這個作法可能是最佳解 !!

但實際上這種做法不一定完美 !! 因此面對問題時或許多花幾分鐘思考

也許答案會不一樣

-------------------------------問題------------------------------------------------------------

假設問題:你發現一條橘色塑膠水管漏水時,該如何徹底解決這個問題??


如果能夠解決水管漏水的問題都是解答 !!,只是解答到底好不好罷了 ??

1. 甚麼都不管,直接去小北百貨再買一條新的水管

2. 利用防水膠布將水管漏水處封起來,繼續使用原來水管

3. 如果長度不限制,剪去漏水段,繼續使用原來水管

4. 先找看看是否其他替代水管使用,有的話就更換使用,沒有就回到上述選擇方式

5. 先找出漏水原因,並想想原因是否還會導致會類似情形,若有可能\的話,則把塑膠水管改

    為其他材質水管,一勞永逸 !!


做任何事情時,如果能夠花費一些時間坐下來多思考的話,或許會更好 !!

人生如此,我仍在基層努力學習這項課業!!

訂貨存貨 與 安全庫存 PART 1

耗材總是會有用完的一天?? 企業常利用倉庫存放所需要的東西 !!

業界常稱呼為"備品" 簡單來說就是 備用產品 or 備用耗材

一般耗材的理想狀況是想用的時候隨時可以拿到 !! 

耗材若存貨過量導致採購成本的增加、庫存空間的浪費

耗材若存貨不足導致時間的浪費、生產成本的增加

基本上存貨不足的引發的後續問題遠大於存貨過量


-----------試著想想 !! 下面提供一個存貨不足的案例--------------------------------

如果生產線上要準備組裝 5 個櫃子,組裝到一半發現需要 " M6螺絲 " 做組裝  !!

跑去倉庫領取螺絲,卻發現剛好沒有"M6"尺寸的螺絲,但櫃子卻急著要準備出貨給客戶了 

那這下該怎麼辦呢 ?? 


下面該如何解決上述事件,下面提供3個解決方案 提供參考 ??

1. 報告主管,緊急去五金行購買同尺寸的螺絲進行組裝或是進行採購

   去購買螺絲的時間,後續人員等待的時間浪費,造成時間與生產成本的增加

2. 報告主管,與客戶聯繫看是否能延宕出貨時間

造成時間成本的增加與商譽信用問題

3. 報告主管,檢查櫃子是否有庫存,緊急調出貨

    如果有備品,可緊急解決問題,如果沒有備品 回到上面1與2 方案

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上述案例點出了如何維持庫存的問題 ??

要解決這個問題 就必須要維持備品的存量?? 

當備品已有被領取使用的狀況時,則必須要在快沒庫存時訂購備品

因此在適合的時間訂購備品以維持存量是倉庫管理非常重要的事情

在管理會計學上面有所謂的訂貨點與安全庫存量兩個專業名詞 !!


1. 訂貨點: 指的是訂貨的庫存量

意思告訴我們說,庫存量僅剩餘這些了,該去訂貨了喔 !! 

管理會計學出現了"經濟"訂貨量這個詞;"經濟" 這個詞彙套用上去,其實蠻抽象的

"經濟"訂貨量 = 花費最少庫存管理費用的訂貨量 = CP值高的訂貨量

CP值(cost / Performance) :性能與價格的比較 (俗擱大碗)

從採購訂貨到工廠進貨的這段日子:訂貨週期 

訂貨點 = 訂貨…

預測回歸分析的資料 (EXCEL 2013)

在上一篇有提過兩變異數的回歸分析(氣溫與暖爐銷售量的相對關係)

EXCEL 可以根據現有的值去推斷未來值 (預測資料)

用上次介紹的範例來說:我可以預測未來氣溫幾度時,暖爐會銷售多少台

簡單來說就是從過去的資料去得知未來資料

下面開始教學

-------------------------------------------------------------------------------------------------

預測資料的函數介紹:FORECAST

儲存格C5 (預測暖爐銷售數量) = FORECAST(預測氣溫,暖爐銷售數量,氣溫)

圖1
預測一定會有些許誤差 因此EXCEL 也提供了一個函數 作為預測資料標準誤差的準確性判別
判斷預測資料標準誤差的函數介紹:STEYX
STEYX函數要使用已知的Y值與X值
標準誤差 F2 =STEYX(氣溫,暖爐銷售數量)
誤差值越小,資料的可信度越高
標準誤差顯示37,表示暖爐銷售1000台 誤差值是37台
因此資料的可信度會非常高 !!

圖2




直向與橫向連絡管道的實質意義

在工作中,一定會用到  "連絡 "

連絡其實指的就是 "溝通管道"

溝通管道分為 "直向" 與 "橫向"


------------------------------------------------------------------

直向連絡: 適用於 單一部門

上司→部屬:命令

部屬→上司:進度回報

適用於基層人員
-------------------------------------------------------------------

橫向連絡: 適用於  跨部門;橫向基本上會包含直向連繫

橫向基本上就是要進行分工合作

         決策
            │
    -資訊整合-
   │      │      │
部門-部門-部門

適用於主管階級

------------------------------------------------------------------------

上面其實說了一些大家都知道的事,但大家卻都忽略這兩者的實質意義

下面分享給大家了解

直向連絡的重要性在於 "資訊提供的正確性";提供對的訊息 才能做出正確的判斷

橫向連絡的重要性在於 "資訊整合" ,提供全面性的訊息,才能做出正確的決策

如果資訊提供有誤或者是資訊無法整合,就會造成誤判,甚至於影響決策







回歸直線繪製(EXCEL 2013)

回歸直線 = 散佈圖的散佈資料以直線顯示 (線性的趨勢線)

趨勢 = 也就是可以用來預測

上一篇提到氣溫與暖爐銷售數量 根據回歸分析 得到 相關係數 = 0.95

顯示出 氣溫越低,暖爐銷售數量越高

EXCEL 2013 直接提供劃出線性趨勢線的功能 如 [圖1]


圖1



回歸分析 (EXCEL 2013)

回歸分析是利用 2個變異數的"相關"關係去進行資料預測

我們可以利用EXCEL完成

工作經驗有時候進需要預測的工作時!!

大公司蠻常應用在倉管方面,如此可進行進貨數量管制


-------------------觀念----------------------------------------

舉例來說:

天氣越冷,暖爐賣得越好 ?? (這句話是邏輯與現象;因果關係)

------經過量化-------------

天氣的溫度越低,暖爐的銷售數量越高 (主旨先量化)

天氣 用  " 溫度 " 表示........................變異數1

賣出暖爐 用 " 銷售數量" 表示..........變異數2


也就是說 溫度與銷售數量這兩者的 "相關" 的關係

最簡單的辨別

天氣的溫度越低,暖爐的銷售數量越高 →正相關性

天氣的溫度越低,暖爐的銷售數量越低 →負相關性

大家可以先參考有關 "相關" 的網路資料  下面再進行學習

-----------------------------------------------------------------------------------

EXCEL  可以利用 CORREL 函數 針對 "相關"  去判斷 變異數兩者間的" 相關" 關係

CORRREL定義

使用CORREL函數時會有一個相關係數 "r" ;相關係數(Correlation coefficient)

相關係數 簡單來說 就是去量化變異數的統計指標  

要判斷2個變異數之間的相關性的強弱,就可以依照相關係數去判別

根據理論 相關"r"的強度於-1 ~ 1 ; 相關係數越接近 ±1 則相關越強

-------------------------------------------------------------------------------------

要表示兩個變異數的圖必須使用"散佈圖" 根據散佈的情況(有序排列或無序排列)

來判斷是否兩者間有相關,若有,相關性有多強  請參考下方資料

相關係數與散佈圖的關係

下面介紹 CORREL 函…

設備機器是購買好還是租賃好 ?? 投資購買或是租賃的資金流向 (EXCEL 2013) _ PART 2

評估設備要選用購買或是租賃??

必須要根據投資的資金流向去做決定且依照購買或是租賃的場合去做評估 !!

----------如果選擇購買-----------------------------------

想像我們有一筆資金購買了一台設備

投資購買設備 = 資金流出 (得到一台設備 (固定資產)

購買設備後經過大量生產帶來收入且降低成本 = 資金收入 (賣產品賺錢)

設備會有使用年限,時間越長,設備的生產效益會逐漸降低,

因此設備的使用價值越越來越低  因此出現 "折舊 " 這個概念

設備金額 / 設備使用年限 = 每年設備的分攤費用 = 資金流出

做生意生產賺錢後會有繳稅的問題 = 資金流出

利用EXCEL[圖1]


圖1
----------如果選擇租借-----------------------------------
現在想像我們有一筆錢選擇租借設備
租借設備成本 = 資金流出 (得到一台設備)
設備生產賺錢降低成本 = 資金流入 (賣產品賺錢)
做生意生產賺錢後會有繳稅的問題 = 資金流出
由於設備只是租借的 因此沒有折舊問題
利用EXCEL [圖2]
圖2

P.S. 下面提供範本給大家練習參考 !!


設備機器是購買好還是租賃好 ?? 淨現值法評估概念 (EXCEL 2013) _ PART 1

過去有遇到過這類型的工作交辦,雖然我完全不懂怎麼統計分析

直到現在 偶然間找到了相關資料可如何去完成這份工作  分享給大家了解

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會影響選擇購買設備機器或是租賃設備機器的決策判斷 !!

在於投資引進設備以後到底能夠賺多少錢 ??

---------------------------------判斷基準----------------------------------------------

1. 如果投資購買設備的成本 > 未來預期收入 :放棄投資購買設備

2. 如果未來預期收入 > 投資購買設備的成本: 投資購買設備

下面用[圖1]來做表示
圖1

這種判斷的方式稱為 淨現值法
--------------------------引用定義---------------------------------------------
NPV來源介紹:淨現值的定義來源: 簡稱 NPV
淨現值(Net Present Value)是一項投資所產生的未來現金流的折現值與項目投資成本之間的差值。 淨現值法是評價投資方案的一種方法。該方法利用淨現金效益量的總現值與凈現金投資量算出凈現值, 然後根據凈現值的大小來評價投資方案。
淨現值為正值,投資方案是可以接受的; 凈現值是負值,從理論上來講,投資方案是不可接受的,
但是從實際操縱層面來說這也許會跟公司的戰略性的決策有關,比如說是為了支持其他的項目,開發新的市場和產品,尋找更多的機會獲得更大的利潤。此外,迴避稅收也有可能是另外一個原因。當然凈現值越大,投資方案越好。淨現值法是一種比較科學也比較簡便的投資方案評價方法。
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未來預期收入 = 資金收入
初期投資 = 資金流出
淨現值法 簡單來說是一種 "評估資金流向" 的方法 (資金的收入與流出)
未來預期收入 -  初期投資金額 = 正值 (選擇投資購買)
未來預期收入 -  初期投資金額 = 負值 (放棄投資…

半圓環圖繪製教學 (EXCEL 2013)

常在雜誌上面看到半圓環圖

下面利用EXCEL 2013進行教學

半圓環圖主要是利用圓形圖重疊覆蓋的概念去繪製出來,利用[圖1]說明 如下


圖1
----------------------------------教學--------------------------------------------------

1. KEY入資料,繪製圓形圖 [圖2]

A+B+C+D+E = 100%  (實際會用的資料)

F : 100% (重疊覆蓋)

將2個100%繪製於一張100%圖表上,因此就會各佔50%


圖2
2. 美化圖表,並將綠色扇區遮蔽(填滿綠色改為白色) [圖3]
圖3
3. 新增資料標籤,將資料標籤翻轉90度 [圖4]

圖4
4. 複製圖,貼上為圖片 [圖5]
圖5
5. 旋轉圖片,完成 [圖6]
圖6
6.畫一個白色圓圈覆蓋於半環圖 [圖7]  _ 完成
圖7








部門職業病分享

員工在部門待久了,會逐漸有本位主義的產生 !!

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員工只想到如何對自己的部門有幫助,卻不會用整體的角度去思考 !!

輕則造成 工作推動完成不易

重責造成 部門間的鬥爭與內部人員鬥爭

下面看到一篇員工的職業病 覺得蠻有趣的

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設計部門:大頭病 (常自以為是設計沒有銷路的產品)

營業部門:疑神疑鬼 (常用猜的方式去推測顧客需要甚麼甚麼,便要求工廠進行生產)

製造部門:被害妄想症 (總認為其他部門在找麻煩,讓它們忙得不可開交)

財務部門:數據病 (數據都不攏 就開始到處縮減,作假,完全忽略數字背後代表的意義)

人事部門:表裡不一 (遇到事情常不去商量,就開始自行亂做決定)

檢查表運用 (查核表)

做一件工作

我們可以把工作看做是一件"大事"

要成就一件"大事",必須要做許多"小事"

小事完成必須要依照順序以及重要性來排列

推動完成了小事 = 成就大事


要完成小事 基本上就是要完成 追蹤、檢查、查核 等項目

1. 追蹤進度

2. 檢查項目

3. 查核項目與完成

最簡單的方式就是利用自我檢查表去完成上述工作

下面提供我當初辦結婚的準備事項

利用自我檢查表來完成 辦好結婚典禮 這項工作

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準備婚禮的範例

統計製程管制 SPC(管制圖繪製教學) _ EXCEL 2013

統計製程管制:SPC 是一種統計科學的分析方式

-------------利用EXCEL 去做繪製管制圖教學 -------------------------

參考了一些資料 實際去寫看看

統計製程管制教學 (下載)


經驗:

大企業都會有軟體..直接可以出圖

中小型企業 基本上使用機率太低

做簡報的基本概念分享

大家都知道PPT就是簡報

報:個人認為最好的解釋就是 "簡單架構的報告"

讓資料代替您說話的報告

簡單的報告就是要將將複雜的資料化繁為簡 !! 讓完全不懂得聽眾也能了解 !!

那何謂簡單架構的報告,我認為有下列要項 !!

針對PPT:(90%)

利用淺顯易懂的圖示、圖表、文字做說明以及一針見血的結論 !!

針對上台報告人: (10%)

上台的勇氣與清晰簡單的表達

但是...只是把 簡報 做好 !! 即便表達能力不彰我認為也無傷大雅 (普羅大眾並非專業的演說家)

我覺得外面有一些書可以推薦去參考,例如:第一次XX就上手系列的入門書

其實內容就像是PPT一樣  大家可以參考學習看看 !!

分享如何化繁為簡心得:過去工作學習到的分享給大家參考

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1. 妥善運用圖表與文字 

2. 盡可能使用簡單話語 說明 結論

3. 盡可能少用 動畫

4. 盡可能使用對比色或協調色

5. 簡報重點盡可能做強調標示 (利用 字型、顏色、大小)

6. 排版適度的留白 (看起來不會比較混亂)

7. 如果是報告工作進度的PPT,第一頁就寫結論較為恰當 (盡可能開門見山)


*.  大部分簡報的人大都是非演講者'

      對非演講者而言: 簡報不需過於追求太華麗的表演及故事敘述

      很多人看完TED的演講便爭相模仿全套,其實我不建議在工作上這樣做

      因為TED主要的目的是濃縮知識與觀念的演講,能夠上台演講的大人物

      大部分都已經是領域上的專業人士 (它們演講的次數並非一般人一蹴可及)

      並不適合一般人這樣模仿使用,

       我會只建議參考TED的簡報架構以及如何敘事的方式就好

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你做了簡報,當然要有點意義存在....

那簡報的目的是甚麼?? 


簡報的目的:就是要讓聽眾有所行動與決定 !! 


假設做了一個行銷手機的簡報,那目的就是要讓聽眾心動進而購買手機回家 !!

所以做簡報的時候也必須將您想傳達的目的想法融入在簡報內,必須要讓聽眾帶些想…