2015年11月25日 星期三

如何正確地交辦工作教學 ??


-------------每件公司每天都會發生的一則小故事------------------------------------

A主管:下屬B先生 請您這份要給X公司的出貨報告明天交給我??

到了明天早上 ??  下屬B先生將X公司的出貨報告呈交給A主管檢視

A主管:出貨報告裡面怎麼少了XXX資料,再回去修改 !!

下屬B先生:......................

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問題來了?? 請問這是誰的疏失??

過去常遇到一些事情是

主管常常丟了一件工作就跑??  就認為已經下達指令了?? 這其實可以分兩個情況來說

狀況1. 原因是 他們認為 下屬 應該要自己想,並將工作完成 (90%的主管大概都這樣想),

            並認為自己有做到授權給下屬處理這份工作,並藉由此機會訓練下屬

而沒有思考到下屬做的是否符合自己真正的想要??

因為每個人對於事情,其實早就有一套預期結果的答案,而當真正的事實出現在自己面前時

跟自己預期的結果不符合,則會認為別人是錯的 !!

或者狀況2,主管A根本不知道要怎麼寫,而交付給下屬??

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回到上述問題 這則小故事到底是誰的疏失呢??

我的答案是,A主管犯了交辦指令不明確的錯誤,下屬B沒有雙向溝通確認的錯誤

如果是狀況1.  這不叫做真正的交辦工作 ?? 也不是真正的主管該做的事情??

但一定有人會反抗質疑說 如果我跟下屬講得非常清楚,那下屬便不會思考,只是照做

充其量只是個機器人罷了??  這樣子也無法去訓練下屬

其實這完全是錯誤的觀念 !!

所謂的交辦工作事實上應該這樣做

主管要先明確的 "告知工作的目的" 再下達指令去交辦工作 下面用一則小故事去解釋

---------------狀況1. 如何交辦工作------------------------------

A主管:下屬B先生 X公司的產品出貨報告明天交給我??  我要用在會議的簡報上

內容包含過去X公司曾向我們購買所有產品紀錄報告,內容要包含購買的日期、數量、與金額

麻煩明天中午前放我的辦工桌上 (進行明確的工作指令下達)

下屬B:我與您確認一下 全部產品用表格式的紀錄並填寫在我們公司的標準出貨報告文件嗎??

還是直接將表格印出來給您參考 (進行雙向溝通確認,並說明自己想用表格式紀錄呈現)

A主管:直接將記錄用表格的方式印出來給我即可 ,做成一張簡報 我要在會議報告上使用

麻煩你了
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主管明確的授權交辦工作

下屬自行提案用表格呈現 (訓練下屬),並向主管進行確認 (雙向溝通確認)

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---------------狀況2. 新任主管真的不了解------------------------------

A主管:下屬B先生 X公司的產品出貨報告明天交給我??  我要用在會議的簡報上

麻煩您今天先提案給我說明要怎麼做 謝謝

下屬B:我會把X公司購買產品的數量、日期、交易金額 用表格紀錄呈現 這樣做好嗎??

A主管: 好 !! 那麻煩再加入一張圖表 我想要了解 這幾年來的交易金額有沒有下降

(X軸是年份、Y軸是交易金額)

下屬B:好的 那檔案做成PPT格式 明天中午前再將資料放您的辦工作

A主管:麻煩你了


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A主管明確的告知目並委託下屬先進行提案

下屬提案說明 (訓練下屬),並向主管進行確認 (雙向溝通確認)

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備註:

如何真正的培養訓練下屬 !!

所謂的訓練下屬,是要將明確的工作指令,讓下屬自行訓練處理 !!才能達到訓練的效用 !!

而不是隨便丟工作這麼簡單......

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