2016年3月20日 星期日

開會開會?? 如何開出高品質會議簡易教學 !!


不管是在學校或是公司都一定會經歷過 "會議 " 的洗禮 !!

會議簡單來說:一個目的與大家討論,先取得共識,最後下定決策與執行 !!

如果沒有上列說的幾項 !! 那可能開的會議就....沒有效益 !!

我們應該來好好認識 "會議 " 這個詞

常常遇到的情況是假設1天上班8小時..可是開會卻耗掉了3小時 剩下的5小時拿去分配工作 !!

如果工作無法完成 那就會經歷 "加班" 這個過程 !!

因此常常會有人說 開會沒有意義 !!..其實最重要的因素在於 會議沒有目的 罷了 !!

因會開會沒有目的導致會議成為聊天室以至於不能取得共識最後則無法貿然下決策...

而延到下次會議討論 !!  不斷的循環  這就是一般企業的通病 !! (小公司 大公司 都一定會有)

而會議其實也是一種成本 !! 怎麼說呢 ??  下面有個公式告訴如何計算 (關鍵字:會議成本)

會議人數 x  平均薪資 x 會議時間(hr) = 會議的無形成本

會議的空間(租賃費) +  照明(電費) + 空調 + 茶水 + 電腦投影設備使用 = 會議的無形成本

這兩項成本加起來就是 會議的成本

-------------------------------簡單的小故事讓大家了解-------------------------------------------

產品A 10元

B店面賣 10 元 (騎機車 1 小時會到)

C店面賣 12 元 (騎機車10分鐘會到)

機車騎10分鐘花費 0.5 元的油錢

你會去選擇哪間店面買會比較划算呢 ??

答案應該是C店面  !! 我們想看看成本要怎麼判斷??

有形成本為A產品10元  無形成本為無鉛汽油 0.5/10min

如果去B店面 我們將花費 10 + 3 (0.5*6) = 13 元

如果去C店面 我們將花費 12 + 0.5 = 12.5 元

--------------------如何開出高品質會議簡易SOP教學 !!--------------------------------------------------

會議要有目的 (會議的目的要讓開會的人提早了解)

因此會有 下列文件與執行項目 !!

1.會議人員名單擬定 (提供主管了解)

2. 會議通知單 (通知時間、地點、人員 開會);報告人員請於會議(前2~3天)提供簡報資料

    或講義資料

3. 會議的目的與討論項目摘要 (提供參與會議人員參考,並請準備會議相關文件資料)

4. 相關投影片與投影機的使用與資料準備 (測試檔案報告是否能開啟)

5. 會議現場紀錄 (記錄人員備有筆電做文字紀錄) 與錄音 (錄音是比較困難!!)

文字記錄包含執行工作項目、執行人員與完成日期、下次會議項目與追蹤改善

6. 會議備忘錄, (會議結束後將會議紀錄,發成電子檔給會議相關人員)

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大家可以試著想像!! 上述說明的SOP在實際的應用上真的容易嗎??

大多數的人聽到只會立即反對,人們只會想說有必要為了開會去做上述這些額外的工作嗎??

但就實際的作法:要實際改善會議效率就必須先改善公司制度與人員觀念 !!

必須要讓公司內部了解到"會議的真義",我會建議主管立下制度以身作則,

如此才有辦法真正改善開會效率 !!