檔案命名的規則技巧

常常我們會將一份資料製作成好幾個版本 !! 或是每個月也都會有新儲存的的資料

如果臨時要使用，或是離職交接，我想大部分的人也搞不清楚甚麼是最新版本的檔案，

因此而誤用 !!

其實檔案命名說穿了沒有甚麼訣竅，

只要讓大家 " 一目了然 " 即可

下面分享 2 種命名規則給大家參考

------------------------------------------------------------------------------------------   

檔案名稱  + 主題內容 + 日期時間

檔案名稱 +  日期時間 +  3碼流水號

檔案名稱包含

文件名(出差資料表)、產品名(XX吸水抹布)、

部門組織名(製造部)、廠商名(XXX)、人名(劉XX)、



主題內容包含

簡易文字敘述 (人員保險資料完成版)、


日期時間包含

年、月、日 依照順序分類 (20151105)


流水號包含

_ + 數字 (底線 + 001 建議3碼)、英文+數字3碼 (A009)、縮寫+數字 (DY009) ； 縮寫需定義給所有人了解

利用條碼或QR CODE碼 整理文件或庫存品 讓老闆嚇一跳( EXCEL、WORD 2013 )

大家去超市或是便利商店時，拿東西給店員結帳時，店員只要利用條碼掃描器朝向產品外包

裝的條碼或是QR CODE碼 " 嗶 "一聲，收銀機便會出現您購買的產品名稱以及產品價錢，結

帳就完成了 !!

向結帳人員學習，相對的應用到我們的工作上

不管是出貨的產品、圖資圖表文件或是收據其實都可以利用二維條碼或是QR CODE 碼

做文件整理或是進行資料比對的動作，可以說是非常方便，下面直接進行教學 !!

希望能對大家在工作上有所幫助 !! 


採購人員、文資管理人員、行政人員、研發人員、倉管人員 都可以應用到




過去觀察的經驗是大部分只照"出貨單"走...但過些時候 回過頭來看 公司內部品項管理


卻常發生重複購買的情況

因此 中小企業 的內部庫存管理或個人管理其實蠻適用的，

我也會利用這種方式自己替公司建立機制給公司參考

-------------工具----------------------------------

*1. 電腦 與 印表機 (電腦需先安裝OFFICE 軟體 )

*2. 條碼掃描器 或  手機下載 掃描 條碼 或 QR CODE  相關APP

http://ppt.cc/S9H1

*3. 條碼字型 或是  QR CODE 字型    
http://ppt.cc/cFo7u

4.   其他方式  

http://ppt.cc/VbA~

5. 本次測試手機為 SONY Z3

*為必要性工具

-----------------------------------------------------

如何安裝字型教學

http://ppt.cc/3lXQ 參考網站連結




---------------------教學開始----------------------------------

1. 條碼內容的前後需加入*字號  作為前後區分 避免無法辨識

      圖1：*12345asdfg*

2. 將輸入文字改為條碼字型 ( 3 of 9 ) 或是 QR CODE字型


3. 字體大小設定為30 (測試字體30以下無法辨識)

圖1. 輸入 *12345asdfg* 字體大小設為30

4. 手機下載APP軟體並掃描辨識 (圖2)
   
     掃描後英文字母前方會有+顯示 (這與字型結構有關，可參考下方連結說明)

    3 of 9 字型結構： http://ppt.cc/VOh5W

    如果購買掃描器也要確定是否能比對 3 of 9 字型喔 (CODE 39 )

    http://mall.pchome.com.tw/prod/AIAE0P-A58071197?q=/S/QAAF5A

5.  列印條碼貼出欲整理或是比對的文件資料 就完成了 

圖2: 利用APP軟體進行條碼辨識

其他：

QR CODE 也是一樣的方式 (不過我推薦使用一些網站提供的軟體會較為方便)

因為如果使用QR CODE字型的話 一個字就是一個QR CODE

掃描只能一次辨識一個QR CODE

因此可參考上面提到的其他方式 或 請自行GOOGLE 搜尋 QR CODE 產生器或條碼產生器