MS-OFFICE學習紀錄: 2015

2015年12月14日星期一

檔案命名的規則技巧

常常我們會將一份資料製作成好幾個版本 !! 或是每個月也都會有新儲存的的資料

如果臨時要使用，或是離職交接，我想大部分的人也搞不清楚甚麼是最新版本的檔案，

因此而誤用 !!

其實檔案命名說穿了沒有甚麼訣竅，

只要讓大家 " 一目了然 " 即可

下面分享 2 種命名規則給大家參考

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檔案名稱 + 主題內容 + 日期時間

檔案名稱 + 日期時間 + 3碼流水號

檔案名稱包含

文件名(出差資料表)、產品名(XX吸水抹布)、

部門組織名(製造部)、廠商名(XXX)、人名(劉XX)、

主題內容包含

簡易文字敘述 (人員保險資料完成版)、

日期時間包含

年、月、日依照順序分類 (20151105)

流水號包含

_ + 數字 (底線 + 001 建議3碼)、英文+數字3碼 (A009)、縮寫+數字 (DY009) ；縮寫需定義給所有人了解

2015年12月7日星期一

利用條碼或QR CODE碼整理文件或庫存品讓老闆嚇一跳( EXCEL、WORD 2013 )

大家去超市或是便利商店時，拿東西給店員結帳時，店員只要利用條碼掃描器朝向產品外包

裝的條碼或是QR CODE碼 " 嗶 "一聲，收銀機便會出現您購買的產品名稱以及產品價錢，結

帳就完成了 !!

向結帳人員學習，相對的應用到我們的工作上

不管是出貨的產品、圖資圖表文件或是收據其實都可以利用二維條碼或是QR CODE 碼

做文件整理或是進行資料比對的動作，可以說是非常方便，下面直接進行教學 !!

希望能對大家在工作上有所幫助 !!

採購人員、文資管理人員、行政人員、研發人員、倉管人員都可以應用到

過去觀察的經驗是大部分只照"出貨單"走...但過些時候回過頭來看公司內部品項管理

卻常發生重複購買的情況

因此中小企業的內部庫存管理或個人管理其實蠻適用的，

我也會利用這種方式自己替公司建立機制給公司參考

-------------工具----------------------------------

*1. 電腦與印表機 (電腦需先安裝OFFICE 軟體 )

*2. 條碼掃描器或手機下載掃描條碼或 QR CODE 相關APP

http://ppt.cc/S9H1

*3. 條碼字型或是 QR CODE 字型
http://ppt.cc/cFo7u

4. 其他方式

http://ppt.cc/VbA~

5. 本次測試手機為 SONY Z3

*為必要性工具

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如何安裝字型教學

http://ppt.cc/3lXQ 參考網站連結

---------------------教學開始----------------------------------

1. 條碼內容的前後需加入*字號作為前後區分避免無法辨識

圖1：*12345asdfg*

2. 將輸入文字改為條碼字型 ( 3 of 9 ) 或是 QR CODE字型

3. 字體大小設定為30 (測試字體30以下無法辨識)

圖1. 輸入 *12345asdfg* 字體大小設為30

4. 手機下載APP軟體並掃描辨識 (圖2)

掃描後英文字母前方會有+顯示 (這與字型結構有關，可參考下方連結說明)

3 of 9 字型結構： http://ppt.cc/VOh5W

如果購買掃描器也要確定是否能比對 3 of 9 字型喔 (CODE 39 )

http://mall.pchome.com.tw/prod/AIAE0P-A58071197?q=/S/QAAF5A

5. 列印條碼貼出欲整理或是比對的文件資料就完成了

圖2: 利用APP軟體進行條碼辨識

其他：

QR CODE 也是一樣的方式 (不過我推薦使用一些網站提供的軟體會較為方便)

因為如果使用QR CODE字型的話一個字就是一個QR CODE

掃描只能一次辨識一個QR CODE

因此可參考上面提到的其他方式或請自行GOOGLE 搜尋 QR CODE 產生器或條碼產生器

2015年9月1日星期二

OEM 與 ODM 定義介紹

很多人聊天常說OEM、ODM

這裡跟大家做個簡單介紹 !!

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OEM：原廠委託製造代工 ( Original Equipment Manufactures)

企業代表：台積電

簡單來說：A委託B做蒸蛋料理

B = 台積電

A跟B說：這裡有蒸蛋料理的食譜(產品的詳細規格與做法)，

你拿去做蒸蛋料理給我

B跟A說：那我必須要收幫你代做蒸蛋料理的費用

雙方達成共識後：B給A蒸蛋料理；A給B料理費

A把產品資訊該提供的都提供了，而B純粹只代工產品給A

B將產品提供給A；

但是B如何把產品做出來的秘訣就是B的關鍵技術( KNOW-HOW) 了??

我想很多人不清楚這點認為只是真的純代工

就算是純代工

要使用甚麼設備?? 調整甚麼參數?? 才能把A要的產品做出來??

這就是OEM廠商的優勢，大家可以把他想像成"幕後工程"

但是如果代工廠商推出自有品牌的話...那就不是OEM了

其競爭對手也會不同

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ODM：Original Design Manufacturer 原廠委託設計並代工

企業代表：鴻海

B=鴻海

簡單來說：A委託B做蒸蛋料理

A跟B說：請你幫忙做蒸蛋料理給我 (A只說蒸蛋料理，提供主要需求方向)

B跟A說：那我幫你做XXX蒸蛋料理，你說好嗎 ??

(提供細節規劃設計，並詢問A是否同意確認)

A跟B說：好，就幫我這麼做吧 ( A同意B的作法，B確認完成)

雙方達成共識後：B給A蒸蛋料理；A給B料理費與設計費用

A只說我要有這個功能的產品，B設計規畫給A產品的細節，

並向A確認同意後，代工把產品做出來給A

很多人都認為說代工是"屬於被動性的" 有人給才有生意可做

其實這是沒錯的

但設計與代工就像似水跟魚一樣的互存關係

設計的好沒有辦法製造生產出來也是空談

而代工的優勢強大必須是具要 "被依賴性"

大家可以想想為什麼蘋果幾乎只找鴻海代工

這顯示鴻海是有被依賴性的

相對的哪一天假設蘋果不找鴻海代工

那蘋果就必須去扶植另一家代工廠或是自己建工廠生產與鴻海競爭

那這對蘋果來說無疑是要付出慘痛代價

這也不是一朝一夕就能完成的，蘋果也不會打亂自己的公司定位就是

2015年8月17日星期一

預測回歸分析的資料 (EXCEL 2013)

在上一篇有提過兩變異數的回歸分析(氣溫與暖爐銷售量的相對關係)

EXCEL 可以根據現有的值去推斷未來值 (預測資料)

用上次介紹的範例來說：我可以預測未來氣溫幾度時，暖爐會銷售多少台

簡單來說就是從過去的資料去得知未來資料

下面開始教學

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預測資料的函數介紹：FORECAST

儲存格C5 (預測暖爐銷售數量) = FORECAST(預測氣溫,暖爐銷售數量,氣溫)

圖1

預測一定會有些許誤差因此EXCEL 也提供了一個函數作為預測資料標準誤差的準確性判別

判斷預測資料標準誤差的函數介紹：STEYX

STEYX函數要使用已知的Y值與X值

標準誤差 F2 =STEYX(氣溫,暖爐銷售數量)

誤差值越小，資料的可信度越高

標準誤差顯示37，表示暖爐銷售1000台誤差值是37台

因此資料的可信度會非常高 !!

圖2

2015年8月6日星期四

回歸分析 (EXCEL 2013)

回歸分析是利用 2個變異數的"相關"關係去進行資料預測

我們可以利用EXCEL完成

工作經驗有時候進需要預測的工作時!!

大公司蠻常應用在倉管方面，如此可進行進貨數量管制

-------------------觀念----------------------------------------

舉例來說：

天氣越冷，暖爐賣得越好 ?? (這句話是邏輯與現象；因果關係)

------經過量化-------------

天氣的溫度越低，暖爐的銷售數量越高 (主旨先量化)

天氣用 " 溫度 " 表示........................變異數1

賣出暖爐用 " 銷售數量" 表示..........變異數2

也就是說溫度與銷售數量這兩者的 "相關" 的關係

最簡單的辨別

天氣的溫度越低，暖爐的銷售數量越高 →正相關性

天氣的溫度越低，暖爐的銷售數量越低 →負相關性

大家可以先參考有關 "相關" 的網路資料下面再進行學習

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EXCEL 可以利用 CORREL 函數針對 "相關" 去判斷變異數兩者間的" 相關" 關係

CORRREL定義

使用CORREL函數時會有一個相關係數 "r" ；相關係數(Correlation coefficient)

相關係數簡單來說就是去量化變異數的統計指標

要判斷2個變異數之間的相關性的強弱，就可以依照相關係數去判別

根據理論相關"r"的強度於-1 ~ 1 ；相關係數越接近 ±1 則相關越強

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要表示兩個變異數的圖必須使用"散佈圖" 根據散佈的情況(有序排列或無序排列)

來判斷是否兩者間有相關，若有，相關性有多強請參考下方資料

相關係數與散佈圖的關係

下面介紹 CORREL 函數的教學

-------------------------------CORREL 函數教學--------------------------------------

= CORREL (變異數範圍1,變異數範圍2)

根據上述說明的氣溫與賣暖爐的範例如圖1

圖1

從圖1 可以得到相關係數 r =0.95 接近 +1 符合正相關性

繪製散佈圖 [圖2]

圖2

2015年7月30日星期四

半圓環圖繪製教學 (EXCEL 2013)

常在雜誌上面看到半圓環圖

下面利用EXCEL 2013進行教學

半圓環圖主要是利用圓形圖重疊覆蓋的概念去繪製出來，利用[圖1]說明如下

圖1

----------------------------------教學--------------------------------------------------

1. KEY入資料，繪製圓形圖 [圖2]

A+B+C+D+E = 100% (實際會用的資料)

F : 100% (重疊覆蓋)

將2個100%繪製於一張100%圖表上，因此就會各佔50%

圖2

2. 美化圖表，並將綠色扇區遮蔽(填滿綠色改為白色) [圖3]

圖3

3. 新增資料標籤，將資料標籤翻轉90度 [圖4]

圖4

4. 複製圖，貼上為圖片 [圖5]

圖5

5. 旋轉圖片，完成 [圖6]

圖6

6.畫一個白色圓圈覆蓋於半環圖 [圖7] _ 完成

圖7

2015年7月23日星期四

統計製程管制 SPC(管制圖繪製教學) _ EXCEL 2013

統計製程管制：SPC 是一種統計科學的分析方式

-------------利用EXCEL 去做繪製管制圖教學 -------------------------

參考了一些資料實際去寫看看

統計製程管制教學 (下載)

經驗：

大企業都會有軟體..直接可以出圖

中小型企業基本上使用機率太低

2015年7月6日星期一

資料統計分析：等級、組距概念 (EXCEL 2013)

當我們蒐集紀錄到非常多筆數值資料時，為了瞭解這些數值的連動關係以及趨勢

我們一定會去將這些資料進型分類區分，這個時候就會應用到統計分析的概念 !!

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初始資料 → 區分資料 → 整理資料

初始的數值資料常會先用分為 " 群組 " 來處理

舉例：分數 > 60 分(及格) ; 分數 < 60 分 (不及格)

群組 = 常會替換用 " 等級 " 2字來做表示

群組的數量 (群組數) = 等級的數量 (等級數)

等級數的參考標準 (圖1)

圖1

一個等級的範圍又叫做 " 組距 " (等級與等級間的差距)

請參考組距的定義

組距：包含資料最大值與最小值的存在的範圍，以等級數除出來的數值為參考標準

組距 = (最大值 - 最小值) / 等級的數量 (得到結果四捨五入)

下面提供一個簡單案例 (圖2)

圖2

等級值：指的是等級的中間值 (可以直接用來表示等級)

等級值 = (等級的下限值 + 等級的上限值) / 2 (得到結果四捨五入)

利用下圖的例子說明 (圖3)

21 ~ 34 的中間數 = (34 + 21) / 2 = 28 (四捨五入)

圖3

2015年7月5日星期日

雙軸圖教學 (EXCEL 2013)

我們常會在雜誌上見到一些雙軸圖 (EX：長條與折線的組合圖)

EXCEL 對於組合圖的繪製在2013版的功能我覺得非常友善

下面就介紹直條與折線的組合圖教學

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1. KEY 入數值將數列1與數列2的數值先繪製出直條圖 (圖1、圖2、圖3)

圖1

圖2

圖3

2. 變更圖表類型，組合式，將數列2的圖改為折線圖 (圖4) 雙軸圖完成

圖4

3. 簡易美化圖表 (圖5)

圖5

2015年7月1日星期三

規劃求解教學 (EXCEL 2013)

EXCEL 如果遇到2個變數以上的的計算怎麼辦呢??

這時候就會會常利用到 " 規劃求解 "

規劃求解也是屬於逆算式，也就是說先有計算結果，再計算出附加有限制條件的的最佳數值

功能

但其實這樣去定義很難去了解甚麼是規劃求解

下面提供舉例：

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一般計算式：

購買單價200元的A產品5個以及單價100元的B產品10個，這樣一共是多少錢??

A產品的總價 + B產品的總價 = 購買的總金額

(200 x 5 )+/ (100 x 10 ) = 2000元

------------------------------何謂規劃求解--------------------------------------------------

規劃求解計算式：

用2000元買單價200元的A產品以及單價100元的B產品，

請問各可以買幾個A產品與B產品??

這個時候答案應該就有很多種總金額2000元可以買??

買 1個A產品與18個 B產品

2個A產品與16個 B產品

3個A產品與14個 B產品

單純的"求解" 答案會有非常多的組合??? 每一個都有可能是最佳值 ??

但這答案是不是你要的這可能就不一定了 ??

如果要求出你心目中的最佳解答必須要提供限制條件去做計算這時候就必須用到規劃求解

規劃求解的解釋：規劃限制條件去做求解的逆算式

而 "規劃"求解必須要 "規劃 " 2個或2個以上的限制條件才有辦法去做最佳值的計算

(一個就是使用目標搜尋)

提供規劃求解的限制條件：

1. A產品與B產品各買 3 個以上

2. 一共要買 12 個

3. 總花費金額 2000 元

這個時候解答的組合就會有

買 3 個 A 產品 14個 B產品 (滿足第一個限制條件,第二個未滿足因此非規劃求解的最佳解)
4 個 A 產品 12個 B產品 (同上)

以此類推...... (若只有一個限制條件，仍無法去計算出最佳值) 因此必須要提供2個甚至以上的

限制條件去做計算

規劃求解的答案如下

買 8個 A產品 4 個 B產品 (滿足限制條件)

------------------------------------------規劃求解教學-----------------------------------------------

1. EXCEL在一般安裝下必須要自行新增"規劃求解" (圖1、圖2、圖3)

功能路徑如下：

檔案→選項→增益集→選擇規劃求解增益集→執行→勾選規劃求解工具箱→確定

圖1

圖2

圖3

2. key入數值，輸入計算公式，執行規劃求解 (圖4)

求解方法要要選擇線型 (規劃求解的限制式與目標值的公式一般是線型)

輸入上面案例的限制條件 !! (圖4) _ 上面案例

最後進行規劃求解 (圖5)

完成規劃求解 (圖6)

圖4

圖5

圖6

目標搜尋教學 (EXCEL 2013)

目標搜尋是EXCEL很好用的計算工具 !!

目標搜尋簡單來說是倒果為因的逆算方式

EXCEL的規則是必須先指定計算結果的位置再去進行逆算

目標搜尋僅提供一個變數之用 (只能有一個數值改變)

一般的計算式：

買一個單價100元的杯子，買25個一共是多少錢??

單價 x 數量 = 總金額

100 x 25 = ??

答案：2500 元

目標搜尋

用2500元買單價100元的杯子，可以買幾個杯子??

總金額=單價 x 數量

2500 = 100 x ??

答案：25 個

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利用上面這段說明案例進行 EXCEL 目標搜尋的教學

1. KEY入數值與公式輸入; 總金額KEY入公式(單價X數量) _ 總金額為計算結果的位置儲存格